119 offres pour "Secrétaire"

Description du poste

Vous êtes une personne reconnue pour service à la clientèle, votre polyvalence et votre souci du travail bien fait ?

En tant que titulaire de ce poste, vous deviendrez un pilier essentiel du Service développement de marché - assurances. Vous jouerez un rôle clé en assurant avec rigueur et efficacité l’ensemble des tâches administratives.

Joignez-vous à l’UMQ, une organisation établie, reconnue pour son leadership engagé en faveur de la démocratie locale, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Vos principales responsabilités

• Traiter les demandes des membres et assurer la gestion administrative des paiements liés aux regroupements d’assurances;
• Effectuer le traitement administratif des réclamations et valider les données transmises par les fournisseurs;
• Assurer le suivi des dossiers des membres auprès des assureurs, consultants et municipalités assurées;
• Répondre aux membres, aux partenaires et aux différents intervenants à la réception (bureaux de l’UMQ et téléphone), selon la répartition du personnel désigné et l’horaire établi;
• Coordonner l’ouverture de comptes, incluant la cueillette, la validation et la mise à jour des informations requises ;
• Centraliser, structurer et uniformiser les données reçues de multiples partenaires afin d’en assurer la fiabilité;
• Réviser et mettre en forme les rapports des fournisseurs, les documents transmis par les municipalités ainsi que les fiches pour le comité exécutif;
• Produire et mettre à jour des tableaux de bord et des rapports de suivi afin de soutenir la compréhension et l’analyse des données;
• Effectuer la facturation des redevances et des quotes-parts et optimiser les délais de facturation;
• Assurer le suivi des soldes de comptes, des rapports de fonds de garantie et de certains suivis financiers, selon la fréquence établie;
• Offrir un soutien administratif transversal, incluant la gestion d’agenda, la mise en page de documents, la mise à jour des données du portail, la logistique des réunions (convocation, préparation, logistique des réunions) et de communications ponctuelles;
• Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assurer différentes tâches qui lui sont confiées;
• Assumer toute autre responsabilité que lui confie sa ou son gestionnaire.

Qualifications

Pour exercer ce rôle, vous posséder :

• DEC ou toute autre formation jugée pertinente;
• Minimum de deux (2) années d’expérience en service à la clientèle, administration ou dans des fonctions similaires;
• Habilités démontrées en service à la clientèle exemplaire;
• Forte maîtrise de la gestion des priorités;
• Sens de la rigueur développée;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft;
• Connaissance fonctionnelle de logiciel de membres et/ou de base de données diverses;
• Excellent français parlé et écrit.

Ce que nous offrons

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;
• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;
• Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ;
• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ;
• Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ;
• Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;
• Et plus encore !

Candidature

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 11 septembre 2026 à 16 h 00.

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché.

Employeur

COLLECTIF 97

Description du poste

Lyannaj 97 est à la recherche de deux adjoint·es administratif·ves afin d’appuyer le conseil d’administration dans la gestion, le suivi et le développement des activités de l’organisation.

Les deux postes sont polyvalents et complémentaires et touchent notamment le soutien administratif, la recherche, la coordination, la rédaction, le suivi de projets, les demandes de financement, les commandites, les événements, les adhésions et les communications.

Les personnes en poste travailleront en étroite collaboration avec les membres du conseil d’administration afin de faire avancer les dossiers, assurer les suivis et contribuer au bon fonctionnement de l’organisation.

Nous recherchons des personnes autonomes, organisées, proactives et à l’aise de travailler sur plusieurs dossiers à la fois. Une bonne capacité à effectuer des recherches, à rédiger des documents, à communiquer avec différents intervenants et à assurer des suivis rigoureux est essentielle.

Les deux postes partageront certaines responsabilités et travailleront en complémentarité, tout en pouvant prendre en charge des dossiers différents selon les besoins et les priorités de l’organisation.

Qualifications

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Marketing et Gestion / Commercialisation et Gestion
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Compétences

• Facilité à classer
• Polyvalence

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Permanent

Informations sur le poste

• Work Term: Permanent
• Work Language: English or French
• Education:
• Experience:

Études

• Certificat ou diplôme
• Adjoint administratif et secrétariat (général)

Milieu de travail

• Service à la clientèle sur place

Description du poste

• Coordonner le flux de renseignements au sein de l'équipe
• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Fournir le service à la clientèle

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• MS Office

Questions de sélection

• Êtes-vous disponible pour commencer à la date indiquée dans l'offre d'emploi?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi (français ou anglais)?

Expérience

• 2 ans à moins de 3 ans

Options de conditions d'emploi

• Horaire flexible

Ce que nous offrons

• Stationnement disponible
• Hours: 30 heures par semaine

Employeur

LES METAUX R. HINSE LTEE

Description du poste

Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, accueillir les visiteurs et transmettre les demandes aux personnes concernées.

Rédiger, réviser, mettre en page, numériser, classer et archiver divers documents administratifs.

Effectuer la saisie de données et tenir à jour les dossiers des clients et des fournisseurs.

Effectuer la tenue de livres courante, notamment le traitement et le suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs.

Saisir et vérifier les factures, bons de commande, bons de réception et autres pièces justificatives.

Préparer et comptabiliser les dépôts et les paiements, puis assurer le classement des pièces justificatives.

Effectuer les conciliations bancaires, vérifier les écritures comptables et assurer les suivis requis.

Utiliser le logiciel Avantage ainsi que Word, Excel, Outlook et les autres outils de la suite Microsoft Office.

Commander les fournitures de bureau et maintenir un système de classement efficace.

Connaissance de logiciel comptable et connaissance du logiciel Avantage est un atout

Description de l’entreprise

Entreprise de recyclage de métaux

Horaire

Jour

Les heures de travail sont normalement de 7 h à 15 h du lundi au jeudi et de 7 h à midi le vendredi pour 35 heures semaines mais la personne pourrait faire 30 heures aussi et débuter à 8 h

Détails du poste

Nombre d'heures : 35 heures

Expérience : 2 à 3 ans

Durée d'emploi : Permanent

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité

Exigences

• Polyvalence
• Sens de l’initiative
• Capacité d’adaptation

Langues

• Français parlé - Élevé
• Français écrit - Moyen
• Anglais parlé - Moyen
• Anglais écrit - Faible

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Description du poste

Lyannaj 97 est à la recherche de deux adjoint·es administratif·ves afin d’appuyer le conseil d’administration dans la gestion, le suivi et le développement des activités de l’organisation.

Les deux postes sont polyvalents et complémentaires et touchent notamment le soutien administratif, la recherche, la coordination, la rédaction, le suivi de projets, les demandes de financement, les commandites, les événements, les adhésions et les communications.

Les personnes en poste travailleront en étroite collaboration avec les membres du conseil d’administration afin de faire avancer les dossiers, assurer les suivis et contribuer au bon fonctionnement de l’organisation.

Nous recherchons des personnes autonomes, organisées, proactives et à l’aise de travailler sur plusieurs dossiers à la fois. Une bonne capacité à effectuer des recherches, à rédiger des documents, à communiquer avec différents intervenants et à assurer des suivis rigoureux est essentielle.

Les deux postes partageront certaines responsabilités et travailleront en complémentarité, tout en pouvant prendre en charge des dossiers différents selon les besoins et les priorités de l’organisation.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Marketing et Gestion / Commercialisation et Gestion
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Expérience

Un atout

Compétences

• Facilité à classer
• Polyvalence

Description du poste

Assister les chargés de projet au quotidien ;

• Préparer la facturation mensuelle ;
• Émettre des PO ;
• Tenir à jour les outils de suivis et diverses bases de données ;
• Suivre le budget global des projets ;
• Recommander les paiements des comptes payables ;
• Participer à la rédaction des rapports mensuels de suivi des activités ;
• Recevoir et gérer les communications avec les professionnels, les fournisseurs et les sous-traitants ;
• Assurer le suivi avec les divers intervenants et tenir les dossiers à jour ;
• Produire des procès-verbaux des réunions ;
• Préparation et gestion documentaire ;
• Assistance dans le processus d’appel d’offres et d’octroi de contrats pour services et travaux de construction ;
• Assistance dans la production des rapports mensuels de suivi de projet ;

Qualifications

• Formation scolaire pertinente ;
• Expérience en milieu institutionnel (un atout) ;
• Connaissance de logiciels de la suite MS Office et de gestion de projet ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané ;
• Polyvalence, sens du détail, sens de l’organisation et des priorités ;
• Capacité de communication interpersonnelle ;
• Autonomie et esprit d’équipe ;
• Maîtrise du français et de l’anglais (un atout) ;

Ce que nous offrons

Profite de plein d’avantages !

• Opportunités de développement professionnel ;
• Conciliation travail/famille ;
• Flexibilité des horaires de travail ;
• Régime complet d'assurance collective (vision et dentaire incluses) payée à 50% par l'employeur ;
• Programme de télémédecine et d'aide aux employés ;
• Rabais corporatif dans les salles de gym et les forfaits mobiles ;
• Formations continues ;
• Opportunités de développement de carrière ;
• Cadre de travail et projets stimulants.

Nous reconnaissons la valeur de la diversité et souscrivons au principe d'égalité des chances en matière d'emploi. Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte et désigne indifféremment les personnes de tout genre.

Qui sommes-nous?

Depuis près de 50 ans, Prévention Incendie Safety First a pour mission de protéger ce qui compte le plus. Grâce à notre expertise en protection incendie, nous accompagnons nos clients avec des solutions fiables et adaptées à leurs besoins afin de contribuer à des environnements plus sécuritaires.

Mais au-delà de notre expertise, ce sont nos gens qui font notre force. Nous croyons profondément que notre réussite passe par l’esprit d’équipe, la collaboration et le respect des individus. Ici, chaque personne compte, peu importe son rôle ou son ancienneté. Dès votre arrivée, vous trouverez une équipe qui vous accueille, vous soutient et reconnaît votre contribution.

Notre culture d’entreprise est teintée de proximité, de collaboration et de bonne humeur. Nous aimons célébrer nos réussites collectives, nous épauler dans les défis et créer un milieu de travail où chacun peut s’épanouir. Chez Prévention Incendie Safety First, les idées sont écoutées, les initiatives sont encouragées et les relations humaines sont au cœur de notre quotidien.

Travailler chez nous, c’est rejoindre une entreprise bien établie, humaine et dynamique, où les valeurs de respect, de flexibilité et de reconnaissance ne sont pas que des mots, mais une réalité vécue chaque jour.

Adjoint.e administratif.ve

En tant qu'adjoint.e administratif.ve, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de nos opérations administratives. Grâce à votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre souci du service à la clientèle, vous contribuerez à assurer un traitement efficace des dossiers, de la préparation des offres jusqu'à la facturation des interventions. En collaboration avec les différentes équipes, vous veillerez à la qualité des informations et offrirez un soutien administratif indispensable au succès de nos opérations.

Responsabilités principales :

• Effectuer la saisie de données et assurer l'exactitude des informations.
• Maintenir à jour les dossiers, fichiers et bases de données.
• Préparer les offres de service, contrats et autres documents liés aux ventes.
• Répondre aux demandes des clients par téléphone et par courriel avec professionnalisme.
• Assurer le suivi des dossiers administratifs.
• Émettre les factures en fonction des interventions techniques réalisées et des ententes de service.
• Vérifier l'exactitude des informations de facturation (dates de visite, heures travaillées, matériel utilisé, tarifs applicables).
• Collaborer avec les différents départements afin d'assurer un traitement rapide et efficace des dossiers.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe.

Compétences et qualifications recherchées :

• DEP en bureautique, administration ou toute autre formation pertinente.
• Expérience dans un poste administratif ou en service à la clientèle (un atout).
• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, Word).
• Facilité à apprendre de nouveaux logiciels.
• Sens de l'organisation, rigueur et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers.
• Esprit d'équipe et attitude positive.

Pourquoi choisir Prévention incendie Safety first?

• Une rémunération compétitive, selon votre expérience.
• Un programme complet d'avantages sociaux, incluant un compte de gestion de santé variant de 500$ à 1 200 $ pour une famille.
• Un REER collectif avec cotisation de l'employeur.
• Trois (3) journées de congés flexibles par année, après un an de service.
• Un horaire flexible qui s'adapte à votre réalité.
• Une culture de sécurité forte, où la santé et la sécurité de nos employés sont une priorité.
• Des gestionnaires accessibles qui valorisent les idées et les initiatives.
• De réelles possibilités d'avancement et de développement professionnel.
• Une cantine mobile sur place, gérée par notre club social.
• Une foule d'activités tout au long de l'année : BBQ, journées thématiques, concours, surprises et plus encore.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Description du poste

Relevant du Vice-président principal, division RPA, la personne recherchée a pour rôle d’assister l’ensemble de l’équipe et d’apporter quotidiennement un support administratif efficace pour l’ensemble des activités de comptabilité, d’administration et de service à la clientèle du département. Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à :

• Rédiger des communications spécifiques et générales aux directeurs généraux en fonction des besoins des différents directeurs régionaux de l’équipe;
• Faire la mise à jour des différentes documentations selon les changements dans l'équipe de gestion;
• Participer au comité de gestion mensuel à l'extérieur du bureau;
• Assister l’ensemble des membres de l’équipe dans les tâches quotidiennes, cléricales et administratives;
• Préparer et organiser les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec les différents clients (rapport, prise des minutes, organisation des agendas, rencontres préparatoires, suivis, etc.) avec l’ensemble des intervenants liés aux activités des immeubles (opérations, marketing, légal, ingénierie, comptabilité, RH, etc.);
• Préparer des présentations pour supporter les opérations de l’équipe;
• Effectuer le suivi des dossiers, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits;
• Effectuer des recherches, recueillir et compiler des données, compléter certains rapports et transmettre aux personnes concernées, la documentation pertinente;
• Exercer les fonctions de coordonnateur dans le cadre de projets spéciaux (organisation d’évènements pour l’équipe par exemple, ouvertures de nouveaux immeubles, etc.);
• Participer aux projets spéciaux qui lui sont assignés;
• Remplacer à la réception du siège social à l’occasion et toutes autres tâches connexes.

Exigences

• Aptitude pour le travail d'équipe et excellente compétences interpersonnelles
• Bon sens de l'organisation
• Bonne capacité d'analyse, bon jugement
• Bonne gestion des priorités et capacité d'adaptation
• Capacité à travailler sous pression
• Dynamisme

Qualifications requises

• DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique ou toute autre combinaison d’étude et d’expérience jugée pertinente
• Bilinguisme autant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook
• Permis de conduire valide et accès à une voiture

Ce que nous offrons

• Boni annuel au rendement
• Stationnement gratuit
• Assurances collectives
• Congés mobiles
• Possibilité de télétravail

Employeur

Clinique dentaire Godefroy

Description du poste

Offre de poste temporaire pour un/une secrétaire dentaire. Durée minimale de 6 semaines, débutant le plus tôt possible. Horaire mardi/mercredi/jeudi de jour et possibilités d'ajout(s) supplémentaire(s). Connaissance du logiciel Dentitek idéalement. Nous sommes ouvert au candidat(e) ayant envie de combler leur horaire ou à modifier les possibilités d'horaire. Au plaisir de te rencontrer !!

Description de l’entreprise

Clinique dentaire familiale

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

Français parlé et écrit - Faible

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

24 heures

Date de fin d'emploi

1 décembre 2026

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Temporaire

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Administrative Assistant, Investments

Description du poste

Build your career in the insurance industry within a dynamic professional environment where you will contribute to smooth operations and an outstanding client experience. Enjoy a permanent daytime position, a 37.5-hour workweek, comprehensive benefits, and a generous paid time off package in a collaborative workplace.

Ce que nous offrons

• Annual salary of 45K-50K.
• Permanent daytime position.
• 37.5-hour work week.
• On-site work, 5 days per week.
• Start time of 8:00 am, 8:30 am, or 9:00 am, depending on team needs.
• Comprehensive benefits package.
• Retirement plan after 6 months of service.
• Employee share ownership program.
• Employee wellness program.
• Access to TELUS Health services.
• 16 vacation days per year.
• 5 personal days.
• 10 paid sick days.
• Reimbursement of job-related training expenses.

Responsabilités

• Promote a client-focused culture and help build long-term client relationships.
• Coordinate client meetings, including booking meeting rooms, preparing documentation, managing schedule changes, organizing seminars, welcoming participants, coordinating refreshments, following up after meetings, and entering meeting notes into the contact management system.
• Process client requests, including account transfers, deposits, withdrawals, payments, tax receipt requests, and account statements.
• Respond promptly to client inquiries and escalate matters when appropriate.
• Deliver efficient administrative support by following up on regulatory documentation, maintaining up-to-date client records, and verifying daily transactions and system entries for accuracy.
• Resolve client operational issues accurately and efficiently, issue instructions for withdrawals, deposits, transfers, and other transactions according to established guidelines, and ensure all interactions are properly documented.
• Understand the documentation requirements for various client account types.
• Contribute to the team's success by building effective working relationships with internal stakeholders while maintaining a high level of client service.
• Comply with regulatory requirements, as well as internal policies and procedures.
• Perform duties in accordance with ethical standards, internal controls, and operational risk, compliance, anti-money laundering (AML), anti-terrorist financing (ATF), and conduct risk requirements.
• Foster a productive and inclusive work environment.

Qualifications

• Postsecondary education.
• Professional designation.
• 5 years of experience in a similar role.
• Bilingual in English and French to provide client service, respond to inquiries, coordinate meetings, process client files, and communicate effectively with clients and stakeholders in both languages.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Strong organizational skills.
• Ability to take initiative.
• Ability to work independently.
• Ability to meet deadlines.

Pourquoi Recruit Action ?

Recruit Action (agency permit: AP-2504511) provides recruitment services through quality support and a personalized approach. As part of the screening process, some applications may be reviewed using artificial intelligence tools. Only candidates who meet the hiring criteria will be contacted.

Description du poste

Nous assistons un de nos clients de Ville St-Laurent dans le recrutement d'une relève pour la fonction comptable. Notre client est un leader mondial pour les systèmes de hautes performances pour les fluides ainsi qu’un chef de file reconnu pour la qualité de ses produits et service.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) contrôleur(e) pour se joindre à notre équipe expérimentée et soutenir notre croissance. Nous sommes à la recherche de relève. L’orientation-client, le respect, l’intégrité, l’amélioration continue, la qualité et l’innovation sont des valeurs qui font partie de notre ADN, si vous adhérez aussi à ces valeurs, faites-nous parvenir votre CV sans plus tarder! Tu souhaites faire partie d’une organisation avec une portée mondiale dans laquelle tu pourras échanger et contribuer à un vaste réseau de professionnels chevronnés ? Cette opportunité, offre un environnement de travail flexible et stimulant.

Tâches & Responsabilités clés du poste :

• Offrir un support dans la conciliation bancaire
• Participer à la facturation des dossiers clients
• Contribuer aux suivis des comptes recevables et assister dans les comptes payables
• Offrir un service à la clientèle de qualité
• Effectuer la vérification et assurer la conformité des rapports internes et externes
• Effectuer de l’entrée de données et tenir les différents registres à jour
• Offrir un support à l’administration dans différentes tâches
• Assurer un suivi des tickets du CRM qui implique la comptabilité/finances
• Préparer les documents nécessaires pour les ouvertures de compte
• Accomplir toutes tâches connexes ;

Exigences

• Bac en comptabilité (Candidat à la profession CPA un atout)
• Minimum de 2 ans d’expérience en comptabilité
• Rigueur dans le travail
• Bilinguisme autant à l’oral qu’a l’écrit. Nécessaire pour communiquer avec nos clients et autres tierces parties
• Aisance avec l’utilisation de Word & Excel
• Aisance avec un CRM (un atout)
• Connaissance de SAP B1 (un atout)

Qualifications

• Capacités analytiques et soucis du détail
• Facilité à s’adapter aux différentes situations, capacité d’apprentissage et forte autonomie
• Travail d’équipe : Être un bon joueur d’équipe et un collaborateur avec un bon esprit d’équipe
• Capacité à structurer, synthétiser et communiquer l’information de façon claire
• Sens clients aigus
• Savoir prioriser et être organisé
• Capacité à gérer plusieurs projets en simultané et être organisé

Ce que nous offrons

Notre offre à valeur ajoutée :

Notre client s’engage à vous supporter en offrant un programme de formation complet pour développer votre connaissance de nos produits et affiner davantage votre confiance en vos moyens et assurer ainsi votre réussite. Le plan de formation complet vous permettra de bien comprendre et mieux apprécier la marque et ainsi vous familiariser avec nos différents systèmes et pratiques d’affaires. Nos conditions de travail sont des plus concurrentielles. Notre culture d'entreprise stimulante vous charmera.

Employeur

PROFESSIONNELS EN REGLEMENT DE S DIFFERENDS S.A.

Description du poste

PRDSA offre, depuis près de 25 ans, un ensemble complet de services spécialisés en prévention et règlement des différends en milieu de travail, couvrant les situations de conflit, d’incivilité, de violence, de discrimination et de harcèlement. Nos interventions s’inscrivent dans un continuum de services, allant des approches collaboratives fondées sur le dialogue jusqu’aux démarches plus formelles et contradictoires, telles que l’enquête administrative externe, en fonction de la nature des enjeux et des besoins exprimés par nos clients. Dans l’ensemble des mandats qui nous sont confiés, nous agissons à titre de tiers neutres et impartiaux.

Description du poste: Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif.ve organisé(e) et autonome afin de soutenir notre équipe dans la gestion quotidienne de nos mandats.

La personne recherchée jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations administratives du cabinet. Elle assurera notamment le soutien aux professionnels dans la gestion des dossiers, la coordination des rencontres et des formations, les communications avec la clientèle ainsi que diverses responsabilités administratives contribuant à offrir un service professionnel de grande qualité.

Principales responsabilités

• Assurer la coordination des activités administratives du cabinet, incluant la gestion des dossiers, des agendas, des rencontres, des déplacements et des suivis administratifs.
• Préparer, réviser et mettre en forme les documents administratifs, rapports, offres de services, présentations et correspondances, tout en assurant la mise à jour des dossiers, des bases de données et des outils de communication.
• Assurer le classement et l'archivage des documents, en veillant au respect des exigences de confidentialité et des normes de gestion documentaire.
• Assurer les communications avec les clients, les partenaires et les autres intervenants en offrant un service professionnel et courtois.
• Soutenir les activités comptables en participant à la facturation et à certains suivis administratifs et financiers.
• Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés ainsi qu'à l'organisation des réunions, des formations et des événements du cabinet.
• Veiller à l'application des bonnes pratiques administratives et contribuer à l'amélioration continue des processus.

Profil recherché

• Diplôme en secrétariat, bureautique, administration ou expérience équivalente.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Grande capacité d'organisation et excellente gestion des priorités.
• Sens développé de la confidentialité, du jugement et de l'éthique professionnelle.
• Autonomie, rigueur et souci du détail.
• Excellentes habiletés en service à la clientèle et en communication.

Atouts

• Expérience dans un cabinet professionnel, un milieu juridique, en ressources humaines ou dans le domaine des enquêtes.
• Connaissance des plateformes de visioconférence et des outils collaboratifs.
• Connaissance du logiciel Juris.

Évolution

Ce que nous offrons

• Une équipe collaborative, respectueuse et engagée.
• Programme de bonification.
• Formation continue supportée entièrement par votre employeur.
• Équipements proposés pour travailler confortablement à la maison.
• Programme de santé mieux-être qui inclut des congés et un accès à des services (télémédecine et PAEF).
• Politique de vacances distinctive, achat de vacances, horaire de travail agile et travail principalement à distance.
• Assurance collective complète avec une prime assumée à 100 % par votre employeur.
• Régime de retraite.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Compétences

• Sens de l’initiative
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Polyvalence

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description de l'entreprise

PRDSA offre, depuis près de 25 ans, un ensemble complet de services spécialisés en prévention et règlement des différends en milieu de travail, couvrant les situations de conflit, d’incivilité, de violence, de discrimination et de harcèlement. Nos interventions s’inscrivent dans un continuum de services, allant des approches collaboratives fondées sur le dialogue jusqu’aux démarches plus formelles et contradictoires, telles que l’enquête administrative externe, en fonction de la nature des enjeux et des besoins exprimés par nos clients. Dans l’ensemble des mandats qui nous sont confiés, nous agissons à titre de tiers neutres et impartiaux.

Description de l’offre d’emploi

Description du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif.ve organisé(e) et autonome afin de soutenir notre équipe dans la gestion quotidienne de nos mandats.

La personne recherchée jouera un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations administratives du cabinet. Elle assurera notamment le soutien aux professionnels dans la gestion des dossiers, la coordination des rencontres et des formations, les communications avec la clientèle ainsi que diverses responsabilités administratives contribuant à offrir un service professionnel de grande qualité.

Principales responsabilités

• Assurer la coordination des activités administratives du cabinet, incluant la gestion des dossiers, des agendas, des rencontres, des déplacements et des suivis administratifs.
• Préparer, réviser et mettre en forme les documents administratifs, rapports, offres de services, présentations et correspondances, tout en assurant la mise à jour des dossiers, des bases de données et des outils de communication.
• Assurer le classement et l'archivage des documents, en veillant au respect des exigences de confidentialité et des normes de gestion documentaire.
• Assurer les communications avec les clients, les partenaires et les autres intervenants en offrant un service professionnel et courtois.
• Soutenir les activités comptables en participant à la facturation et à certains suivis administratifs et financiers.
• Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés ainsi qu'à l'organisation des réunions, des formations et des événements du cabinet.
• Veiller à l'application des bonnes pratiques administratives et contribuer à l'amélioration continue des processus.

Profil recherché

• Diplôme en secrétariat, bureautique, administration ou expérience équivalente.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Grande capacité d'organisation et excellente gestion des priorités.
• Sens développé de la confidentialité, du jugement et de l'éthique professionnelle.
• Autonomie, rigueur et souci du détail.
• Excellentes habiletés en service à la clientèle et en communication.

Atouts

• Expérience dans un cabinet professionnel, un milieu juridique, en ressources humaines ou dans le domaine des enquêtes.
• Connaissance des plateformes de visioconférence et des outils collaboratifs.
• Connaissance du logiciel JurisÉvolution

Ce que nous offrons

• Une équipe collaborative, respectueuse et engagée.
• Programme de bonification
• Formation continue supportée entièrement par votre employeur
• Équipements proposés pour travailler confortablement à la maison
• Programme de santé mieux-être qui inclut des congés et un accès à des services (télémédecine et PAEF)
• Politique de vacances distinctive, achat de vacances, horaire de travail agile et travail principalement à distance
• Assurance collective complète avec une prime assumée à 100 % par votre employeur
• Régime de retraite

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Expérience

3 à 5 ans

Compétences

• Sens de l’initiative
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Polyvalence

Description du poste

Fondé en mars 2020, Boavista Services Juridiques Inc. est un cabinet multidisciplinaire qui offre des services dans de nombreux domaines de droit : litige civil, immobilier, commercial, famille, travail et droit de la personne. BSJ est un cabinet à taille humaine où chaque personne contribue au succès de l'équipe. Le bien-être de nos collaborateurs est au centre de nos priorités.

Compétences et qualités recherchées

• connaissance du milieu juridique (un atout) ;
• minimum de deux (2) années d'expérience reliée à l'emploi ou dans un emploi similaire ;
• excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) ;
• excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit et bon niveau d'anglais (nécessaire) ;
• être autonome, avoir le sens des priorités et être rigoureux et minutieux ;
• avoir une attitude positive et axée sur le service à la clientèle ;
• posséder un grand sens de la confidentialité et de l’honnêteté.

Vos tâches incluront principalement

• gérer tous les appels entrants et gérer l’agenda ;
• communiquer chaleureusement et professionnellement avec des clients et des tiers ;
• accueillir les visiteurs et traiter la documentation pour les nouveaux clients ;
• expliquer les frais et les services aux clients qui demandent des renseignements ;
• aider au traitement du paiement ;
• planifier des réunions et des consultations ;
• procéder aux ouvertures/fermetures de dossiers (archivage) ;
• assurer la bonne tenue des dossiers (classement) ;
• préparer et rédiger des conventions d’honoraires ;
• assister les avocats dans le volet administratif des dossiers ;
• s'adapter aux normes élevées de notre cabinet et aux méthodes particulières de chaque avocat.

Modalités de l’emploi

• code vestimentaire professionnel ;
• entrée en poste : début fin août/début septembre 2026 ;
• horaire : temps plein (30 à 35 heures) du lundi au vendredi ;
• statut : permanent ;
• travail en présentiel : à nos bureaux situés dans le Vieux-Montréal, près du métro Place d’Armes (pas de télétravail vu la nature des fonctions) ;
• frais de transport remboursés ;
• salaire : à discuter selon l'expérience.

Candidature

Envoyez vos candidatures au courriel suivant :

Description du poste

Employeur

COMPTABILITE K G INC.

Description de l’offre d’emploi

Adjointe Administrative en comptabilité
Saisie de factures dans SAGE, tableaux excel, classements, gestion des courriels, taches régulières en administration, courrier, lettre word
Doit connaître le logiciel SAGE obligatoire

Compétences

• Polyvalence
• Rapidité du temps de réaction
• Assiduité et ponctualité

Langues

Français parlé et écrit - Faible

Horaire

Jour

Nombre d'heures

30 heures

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Employeur

SOCIETE EMMANUEL GREGOIRE INC.

Description du poste

Description de l’offre d’emploi

Réceptionniste / Adjointe administrative – Poste temporaire
Durée : 1 mois - Salaire : 22 $/heure - Temps plein

La Société Emmanuel-Grégoire est à la recherche d’une personne dynamique et organisée pour occuper un poste temporaire de réceptionniste / adjointe administrative pour une durée d’environ un mois.

La personne recherchée sera principalement responsable d’assurer la réception et de soutenir l’équipe administrative dans les tâches quotidiennes.

Principales responsabilités

• Répondre aux appels téléphoniques et diriger les demandes vers les bonnes personnes;
• Assurer la réception et l’accueil des visiteurs;
• Gérer l’accès à la porte et assurer le contrôle des entrées;
• Recevoir, traiter et acheminer les différentes requêtes adressées à l’administration;
• Prendre et coordonner des rendez-vous;
• Effectuer certains suivis administratifs;
• Assurer la coordination et le suivi des formations, au besoin;
• Effectuer diverses tâches administratives afin de soutenir l’équipe;
• Toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement des activités administratives.

Profil recherché

Nous recherchons une personne :

• Dynamique, souriante et courtoise;
• Organisée et autonome;
• À l’aise avec le téléphone et les communications avec le public;
• Capable de gérer plusieurs demandes simultanément;
• À l’aise avec les outils informatiques de base;
• Ayant une bonne maîtrise du français parlé et écrit.

Conditions

• Poste temporaire d’une durée d’environ 1 mois
• Salaire : 22 $/heure
• Horaire : temps plein, du lundi au vendredi
• Entrée en fonction : dès que possible

Si vous êtes une personne polyvalente, débrouillarde et aimez être au cœur de l’action, nous avons besoin de vous!
Faites-nous parvenir votre curriculum vitae à parlé et écrit - Élevé

Informations

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Date de fin d'emploi

18 septembre 2026

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Temporaire

Description de l'entreprise

Le Société Emmanuel-Grégoire est une organisme communautaire établit dans l'Est de Montréal et depuis peu au nord de Laval. Depuis 1981, nous poursuivons avec engagement et conviction notre mission de développer des programmes destinés à une clientèle aux prises avec des difficultés d’adaptation sociale. Au fil des ans, nous avons, afin de mieux répondre aux besoins et aux attentes de notre clientèle, développé des programmes et diversifier nos services. Néanmoins, aujourd’hui comme au premier jour, la qualité des services, le bien-être de chaque usager ainsi que l’accomplissement de notre mission demeurent au cœur de nos préoccupations et de notre engagement.

Description du poste

Take advantage of the opportunity to contribute to a well-established legal environment through a contract ending in April 2027, with the possibility of permanent employment. Enjoy a 35-hour daytime workweek, a hybrid schedule with 4 days per week in the office, and vacation accrued at 2 days per month. A diverse role where your administrative expertise will make a meaningful impact.

Ce que nous offrons

• Annual salary of 65K-75K, based on experience.
• Fixed-term contract until April 2027, with the possibility of permanent employment.
• Daytime schedule of 35 hours per week, Monday to Friday.
• Hybrid work arrangement with 4 days per week in the office.
• Vacation accrued at a rate of 2 days per month.
• Work location: Montréal, Québec.

Responsabilités

• Complete tax registrations in the Province of Québec for all offices, provide assistance with Canada Revenue Agency requests, merger notices, and manage client access to the Canada Revenue Agency and Revenu Québec online platforms.
• Proofread, edit, and format documents, including letters, memoranda, file notes, legal opinions, and procedures.
• Transcribe documents from handwritten notes and telephone messages.
• Compare documents using Litera Compare.
• Update client lists.
• Perform photocopying, printing, and document scanning tasks.
• Communicate with other legal professionals during the absence of supervising lawyers.
• Prepare presentation materials when legal professionals are speaking at conferences.
• Open new files.
• Follow up on internal and external calls as required.
• Initiate conference calls.
• Manage calendars.
• Manage emails.
• Search, enter, and update information in OnePlace.
• Arrange travel, vehicle, hotel, and restaurant reservations.
• Book conference rooms for meetings, videoconferences, and client meetings.
• Order meals, beverages, and other required supplies.
• Prepare conflict search requests and forward them to the appropriate individuals.
• Monitor daily time entries and enter or revise them in the system.
• Review and validate time entries on a weekly and monthly basis.
• Prepare monthly billing.
• Prepare expense reports, obtain the required approvals, and follow up as needed.
• Prepare cheque requests or trust account bank transfer requests.
• Provide support to legal professionals and administrative assistants within the department or other departments as required.
• Assist students and articling students as required.
• Commission affidavits for lawyers and clients.

Qualifications

• Diploma in Legal Secretarial Studies or an equivalent qualification.
• 3-5 years of experience in a private law firm supporting one or more legal professionals, ideally including a partner.
• Experience with, or interest in, administrative procedures involving the Canada Revenue Agency and Revenu Québec.
• Ability to handle confidential information and regulatory deadlines.
• Proficiency with Microsoft Office, including Word, Outlook, PowerPoint, and Excel.
• Knowledge of iManage is considered an asset.
• Good knowledge of legal procedures and practices.
• Strong computer skills and proficiency with office software.
• Bilingual in English and French to communicate with legal professionals, clients, and internal and external stakeholders across Canada and internationally.
• Excellent ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment while meeting tight deadlines.
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks.
• Demonstrated initiative and the ability to work independently with minimal supervision.
• Strong teamwork skills.
• Excellent attention to detail.

Pourquoi Recruit Action ?

Recruit Action (agency permit: AP-2504511) provides recruitment services through quality support and a personalized approach. As part of the screening process, some applications may be reviewed using artificial intelligence tools. Only candidates who meet the hiring criteria will be contacted.

Description du poste

Une famille privée est à la recherche d’un(e) Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) (APE) expérimenté(e), hautement organisé(e) et discret(ète) afin d’offrir un soutien administratif et personnel complet à un principal et à sa famille pendant un congé de maternité.

L’Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) sera responsable de la gestion d’agendas complexes, de la coordination des déplacements, de diverses tâches administratives personnelles et agira comme personne-ressource entre le principal, la famille, le personnel corporatif, le gestionnaire de propriété et le personnel de maison.

Le(La) candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), débrouillard(e) et hautement adaptable. Il(Elle) possède un excellent jugement, sait anticiper les besoins et est en mesure de gérer les priorités de façon autonome. Il s’agit d’un poste temporaire de plusieurs mois, idéal pour un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui évolue aisément dans un environnement dynamique où la confidentialité est primordiale.

Principales responsabilités

Soutien exécutif et administratif

• Agir comme principal point de contact du principal en filtrant et en gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
• Gérer les agendas complexes du principal et de la famille, notamment les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités.
• Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant adéquatement l’accès au principal.
• Anticiper les priorités à venir et rappeler au principal les tâches, rendez-vous, engagements et échéances importantes.
• Maintenir des bases de données, dossiers, documents et systèmes de classement bien organisés.
• Assurer une liaison efficace avec le personnel corporatif et les différents contacts professionnels.
• Offrir du soutien et assurer le remplacement des autres Assistantes personnelles exécutives au besoin.

Voyages et logistique

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, notamment le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyages de la famille.
• Préparer et maintenir à jour les renseignements relatifs aux voyages ainsi que les itinéraires détaillés.
• Agir comme personne-ressource lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.
• Être disponible occasionnellement en soirée et la fin de semaine lorsque requis en raison de voyages ou de situations nécessitant une attention immédiate.

Soutien personnel et familial

• Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
• Organiser les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels des membres de la famille.
• Préparer et soumettre les réclamations médicales du principal et de sa famille.
• Effectuer et gérer les commandes en ligne, les échanges et les retours.
• Maintenir à jour et avec exactitude les renseignements personnels et administratifs du principal et de sa famille.
• Répondre à diverses demandes personnelles et administratives, selon les besoins.

Gestion financière et des dépenses

• Préparer, tenir à jour et soumettre les rapports de dépenses au service de comptabilité.
• Gérer la petite caisse et maintenir des pièces justificatives précises.
• Collaborer avec le service de comptabilité et le personnel corporatif relativement aux dépenses personnelles et aux questions administratives, au besoin.

Événements et coordination de la résidence

• Participer à l’organisation et à la coordination d’activités de financement, de réceptions privées et de retraites exécutives.
• Collaborer étroitement avec le gestionnaire de propriété et le personnel de maison afin d’assurer une communication et une coordination efficaces au sein de la résidence.
• Participer à des projets spéciaux et répondre aux différentes priorités à mesure qu’elles se présentent.

Qualifications et exigences

• Minimum de 5 années d’expérience à titre d’Assistante personnelle exécutive, idéalement auprès d’un principal, d’un cadre supérieur ou d’une famille privée.
• Capacité démontrée à traiter des renseignements hautement confidentiels et sensibles avec la plus grande discrétion.
• Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion des priorités et du temps.
• Capacité éprouvée à gérer simultanément plusieurs priorités et à s’adapter à des besoins changeants dans un environnement dynamique.
• Personne hautement proactive, débrouillarde et capable de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
• Excellent jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Excellente maîtrise de Microsoft Outlook et Word; la connaissance d’Excel et de PowerPoint constitue un atout.
• Flexibilité pour offrir occasionnellement du soutien en soirée et la fin de semaine lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.

Qualités personnelles

• Hautement organisée et minutieuse.
• Discrète, digne de confiance et professionnelle.
• Proactive et orientée vers les solutions.
• Débrouillarde et adaptable.
• Calme et posée sous pression.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
• Sens aigu du service et capacité à anticiper les besoins.
• Aptitude à collaborer efficacement avec les équipes exécutives, professionnelles et le personnel de maison.

Informations sur le poste

• Poste : Assistante personnelle exécutive
• Type d’emploi : Contrat temporaire – remplacement de congé de maternité
• Durée : Plusieurs mois
• Horaire : Temps plein, avec disponibilité occasionnelle en soirée et la fin de semaine selon les besoins
• Langues : Excellente maîtrise du français et de l’anglais

Comment postuler

Si vous êtes une Assistante personnelle exécutive expérimentée ayant déjà travaillé au sein d’une résidence privée UHNW, que vous êtes hautement organisée, discrète et proactive, et que vous évoluez aisément dans un environnement de service privé dynamique, nous vous invitons à soumettre votre candidature.

Veuillez transmettre votre curriculum vitæ accompagné d’une courte lettre de présentation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste en utilisant le bouton Postuler, ou par courriel à remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.

À propos d’Elite Domo

Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés en personnel de maison pour des familles privées au Canada et à l’international.

*Il s’agit de la version française de l’annonce Executive Personal Assistant #2075.

Requirements

Minimum of 5 years of experience as an Executive Personal Assistant, ideally supporting a principal, executive, or private family. Demonstrated ability to handle highly confidential and sensitive information with discretion. Excellent organizational, prioritization, and time-management skills. Proven ability to manage multiple priorities and changing requirements in a fast-paced environment. Highly proactive, resourceful, and capable of working independently with minimal direction. Strong judgment, tact, diplomacy, and professional discretion. Excellent written and verbal communication skills in French and English. Strong proficiency with Microsoft Outlook and Word; knowledge of Excel and PowerPoint is considered an asset. Flexibility to provide occasional evening and weekend support when the principal and family are travelling.

Description du poste

SUMMARY

Une famille privée recherche une Assistante Personnelle Exécutive (EPA) expérimentée, hautement organisée et discrète afin d’offrir un soutien administratif et personnel complet à un principal et à sa famille pendant son congé maternité.

L’Assistante Personnelle Exécutive sera responsable de la gestion de calendriers complexes, de la coordination des voyages, de la supervision de l’administration personnelle et de l’interface clé entre le principal, la famille, le personnel d’entreprise, le gestionnaire de domaine et l’équipe de la résidence.

La candidate idéale est proactive, débrouillarde et très adaptable, avec un excellent jugement et la capacité d’anticiper les besoins et de gérer les priorités de façon autonome. Il s’agit d’un poste temporaire de plusieurs mois, particulièrement adapté à une professionnelle expérimentée qui s’épanouit dans un environnement rapide et confidentiel.

Responsabilités clés

Soutien exécutif et administratif

• Agir comme point de contact principal pour le principal, en filtrant et en gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
• Gérer des calendriers complexes pour le principal et la famille, y compris les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités d’horaire.
• Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant adéquatement l’accès au principal.
• Anticiper les priorités à venir et rappeler au principal les tâches importantes, rendez-vous, engagements et échéances.
• Maintenir des bases de données, dossiers, documents et systèmes de classement organisés.
• Assurer une liaison efficace avec le personnel d’entreprise et d’autres contacts professionnels.
• Fournir du soutien et servir de relève à d’autres Assistantes Personnelles Exécutives selon les besoins.

Voyage et logistique

• Coordonner les arrangements de voyage nationaux et internationaux, y compris le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyage de la famille.
• Préparer et maintenir des informations et itinéraires de voyage détaillés.
• Agir comme point de contact pendant que le principal et la famille voyagent.
• Rester disponible pour une assistance occasionnelle en soirée et le week-end lorsque requis en raison du voyage ou d’autres questions urgentes.

Soutien familial et personnel

• Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
• Organiser les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels pour les membres de la famille.
• Préparer et soumettre les demandes de remboursement médicales pour le principal et la famille.
• Passer et gérer les commandes en ligne, les échanges et les retours.
• Maintenir des informations personnelles et administratives exactes et à jour pour le principal et la famille.
• Assister à d’autres demandes personnelles et questions administratives selon les besoins.

Administration financière et des dépenses

• Préparer, maintenir et soumettre les notes de frais à la comptabilité.
• Gérer la petite caisse et maintenir des dossiers justificatifs exacts.
• Coordonner avec la comptabilité et le personnel d’entreprise concernant les dépenses personnelles et les questions administratives selon les besoins.

Événements et coordination du foyer

• Aider à l’organisation et à la coordination d’événements de collecte de fonds, de fonctions privées et de retraites exécutives.
• Assurer une liaison étroite avec le gestionnaire de domaine et le personnel domestique afin d’assurer une communication et une coordination efficaces au sein du foyer.
• Soutenir les projets spéciaux et autres priorités au fur et à mesure qu’ils se présentent.

Qualifications & exigences

• Au minimum 5 ans d’expérience en tant qu’Assistante Personnelle Exécutive, idéalement en soutenant un principal, un cadre ou une famille privée.
• Capacité démontrée à gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec discrétion.
• Excellentes compétences d’organisation, de priorisation et de gestion du temps.
• Capacité prouvée à gérer plusieurs priorités et des exigences changeantes dans un environnement rapide.
• Très proactive, débrouillarde et capable de travailler de façon autonome avec une supervision minimale.
• Excellent jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale en français et en anglais.
• Forte maîtrise de Microsoft Outlook et Word; la connaissance d’Excel et de PowerPoint est considérée comme un atout.
• Flexibilité pour fournir un soutien occasionnel en soirée et le week-end lorsque le principal et la famille voyagent.

Atouts personnels

• Très organisée et orientée vers les détails.
• Discrète, digne de confiance et professionnelle.
• Proactive et orientée solutions.
• Débrouillarde et adaptable.
• Calme et maîtrisée sous pression.
• Fortes aptitudes interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
• Orientée service, capable d’anticiper les besoins.
• Aisance à travailler en collaboration avec des équipes exécutives, du foyer et des équipes professionnelles.

Détails du poste

• Poste : Assistante Personnelle Exécutive
• Type d’emploi : Contrat temporaire – congé maternité
• Durée : Plusieurs mois
• Horaire : Temps plein, avec disponibilité occasionnelle le soir et le week-end selon les besoins
• Langue : Maîtrise du français et de l’anglais

Comment postuler

Si vous êtes une Assistante Personnelle Exécutive expérimentée ayant déjà travaillé au sein d’un foyer UHNW, que vous êtes une professionnelle très organisée, discrète et proactive qui s’épanouit dans un environnement de service privé dynamique, nous vous invitons à soumettre votre candidature. Vous pouvez le faire en envoyant votre curriculum vitae ainsi qu’une brève lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste avec le bouton Apply ou en les envoyant à remercier tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.

À propos de ELITE DOMO

Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés des services domestiques privés pour des familles privées à travers le Canada et à l’international.

*Ceci est la version anglaise de l’offre d’emploi Assistante Personnelle Executive #2077.

Requirements

Minimum of 5 years of experience as an Executive Personal Assistant, ideally supporting a principal, executive, or private family. Demonstrated ability to handle highly confidential and sensitive information with discretion. Excellent organizational, prioritization, and time-management skills. Proven ability to manage multiple priorities and changing requirements in a fast-paced environment. Highly proactive, resourceful, and capable of working independently with minimal direction. Strong judgment, tact, diplomacy, and professional discretion. Excellent written and verbal communication skills in French and English. Strong proficiency with Microsoft Outlook and Word; knowledge of Excel and PowerPoint is considered an asset. Flexibility to provide occasional evening and weekend support when the principal and family are travelling.

Employeur

VILLE DE MONT-JOLI

Description de l’entreprise

La Ville de Mont-Joli, au carrefour des régions du Bas-Saint-Laurent et de la Gaspésie, joue le rôle de ville à caractère de centralité sur le territoire de la Municipalité régionale de comté de La Mitis. Elle concentre des établissements d’envergure régionale et sous-régionale qui desservent la population de son secteur immédiat et celle d’autres régions de l’Est du Québec.

Description de l’offre d’emploi

Le quotidien

• Participe aux opérations administratives liées au Service des loisirs, effectue les recherches nécessaires, communique avec les intervenants concernés et prépare les documents administratifs requis pour assurer le suivi des activités du service.
• Rédige, met à jour, vérifie et met en forme divers documents, contribue à la planification des communications, au respect des échéanciers et à la création de certains contenus visuels.
• Assure la gestion du courrier, prépare les dossiers, effectue les suivis et répond aux demandes conformément aux politiques, procédures et pratiques en vigueur.
• Recueille et transmet de l’information auprès de différents intervenants.
• Collabore à l’organisation et au suivi des activités du service en compilant des données, en préparant des statistiques et en proposant des améliorations permettant d’accroître l’efficacité des opérations.
• Responsable de la gestion des calendriers de réservation des équipements, infrastructures et locaux municipaux. Procède à l’inscription des citoyens aux activités de loisirs et assure le maintien des registres de participation.
• Contribue aux opérations financières du service par la préparation des bons de commande, la saisie et le suivi des factures, la facturation, la gestion des comptes à recevoir et la saisie préliminaire de la paie.
• Assure l’accueil des citoyens, répond aux appels téléphoniques, fournit des renseignements, dirige les demandes vers les ressources appropriées et effectue les suivis requis. Coordonne les rendez-vous et participe au traitement administratif des plaintes.
• Organise les réunions du service en effectuant les convocations, les réservations de salles et la préparation de la documentation nécessaire. Voit également au classement, à l’archivage et à la mise à jour des dossiers physiques et numériques.
• Utilise les logiciels et systèmes informatiques en usage, participe à l’amélioration des outils de gestion et produit les compilations et rapports statistiques requis pour soutenir la prise de décision.

Exigences

DEP ou AEC en bureautique ou formation jugée équivalente avec spécialisation en bureautique et création documentaire. Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et bonne connaissance des outils de création documentaire et visuelle tels que Canva. Bonne connaissance des technologies de communication, de la rédaction administrative et des outils informatiques.

La personne recherchée possède une excellente maîtrise du français parlé et écrit, un grand souci de la qualité du travail, une bonne capacité d’analyse et de synthèse ainsi qu’un sens développé du service à la clientèle. Elle fait preuve d’autonomie, d’initiative, d’innovation, de rigueur et entretient de bonnes relations avec le public et les différents intervenants.

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Coordination du travail de bureau
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Techniques de l'informatique / Création numérique

Compétences

• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Polyvalence
• Sens de l’initiative

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

32.5 heures

Date de fin d'emploi

30 novembre 2027

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Description du poste

Assister les chargés de projet au quotidien ;

• Préparer la facturation mensuelle ;
• Émettre des PO ;
• Tenir à jour les outils de suivis et diverses bases de données ;
• Suivre le budget global des projets ;
• Recommander les paiements des comptes payables ;
• Participer à la rédaction des rapports mensuels de suivi des activités ;
• Recevoir et gérer les communications avec les professionnels, les fournisseurs et les sous-traitants ;
• Assurer le suivi avec les divers intervenants et tenir les dossiers à jour ;
• Produire des procès-verbaux des réunions ;
• Préparation et gestion documentaire ;
• Assistance dans le processus d’appel d’offres et d’octroi de contrats pour services et travaux de construction ;
• Assistance dans la production des rapports mensuels de suivi de projet ;

Qualifications

• Formation scolaire pertinente ;
• Expérience en milieu institutionnel (un atout)
• Connaissance de logiciels de la suite MS Office et de gestion de projet ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané ;
• Polyvalence, sens du détail, sens de l’organisation et des priorités ;
• Capacité de communication interpersonnelle ;
• Autonomie et esprit d’équipe ;
• Maîtrise du français et de l’anglais (un atout) ;

Informations complémentaires

Profite de plein d’avantages !

• Opportunités de développement professionnel ;
• Conciliation travail/famille ;
• Flexibilité des horaires de travail ;
• Régime complet d'assurance collective (vision et dentaire incluses) payée à 50% par l'employeur ;
• Programme de télémédecine et d'aide aux employés ;
• Rabais corporatif dans les salles de gym et les forfaits mobiles ;
• Formations continues ;
• Opportunités de développement de carrière ;
• Cadre de travail et projets stimulants.

Nous reconnaissons la valeur de la diversité et souscrivons au principe d'égalité des chances en matière d'emploi. Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte et désigne indifféremment les personnes de tout genre.