Entre tâches importantes et tâches urgentes : où mettre votre concentration?

, par Tahiry Andrianantenaina.

La journée s’achève ; vous êtes soulagée parce que vous avez respecté vos échéances les plus pressantes. Mais avez-vous réellement fait les choses dans le bon ordre?

Est-il plus intelligent d’accomplir les tâches urgentes d’abord ou le contraire?

Selon une étude récente publiée sur le Journal of Consumer Research, les professionnels choisiraient généralement de remplir des tâches aux délais très courts, même dans des situations où les tâches avec des échéances moins serrées étaient tout aussi faciles et promettaient une plus grande récompense.

Un emploi pour vous?

Les spécialistes suggèrent aux professionnels de toujours accorder la priorité aux tâches les plus significatives. Mais comment choisir entre ce qui est urgent et ce qui est important ? Dans un article publié sur le site Harvard Business Review, Alice Boyes a dressé une liste des stratégies applicables pour ce genre de situation.

Planifier les tâches importantes

Accorder une importance particulière aux tâches les plus importantes signifie avant tout de les planifier. En planifiant où et quand vous allez exécuter une tâche en particulier, vous augmentez les chances qu’elle soit accomplie.  

Pour les tâches que vous remettez toujours au lendemain, une méthode rebaptisée « grand nettoyage » qui consiste à se donner toute une journée pour exécuter une à une toutes les tâches qui ne vous motivaient pas peut être appliquée. Cette méthode a le mérite de vous préparer psychologiquement à achever tout ce qui était auparavant pénible à vos yeux.

Isoler les éléments les plus importants des tâches importantes

Les grandes tâches demandent souvent des efforts supplémentaires, c’est la raison pour laquelle il n’est jamais motivant de les compléter. Si vous définissez des objectifs très élevés, vous aurez tendance à les mettre de côté. Quand vous considérez un but, pensez en même temps à une version demi-taille de ce but. De cette manière, il sera moins intimidant et surtout plus motivant à atteindre.

Anticiper et gérer les sentiments d’anxiété

Parler avec un fournisseur difficile ou encore remettre un rapport détaillé… Certaines tâches, bien qu’importantes ont le don de nous stresser. Il existe aussi des tâches très anxiogènes qui sont pourtant très utiles comme le fait de développer de nouvelles amitiés, faire quelque chose de difficile pour la première fois, avoir des conversations sérieuses avec son patron…

Si vous avez des problèmes d’anxiété, apprenez gérer et à anticiper les situations anxiogènes. Apprenez aussi à sortir de votre zone de confort psychologique.

Passer moins de temps sur les tâches sans importance

Les tâches qui ont peu d’importance ont tendance à prendre plus de temps que ce qu’elles ne devraient. Vous êtes là assise en train de corriger le rapport d’un collègue. Sans vous en rendre compte, vous avez passé plus de 2 heures à tout réécrire. C’est du gros gâchis!

Si vous avez fixé un temps limite de 15 minutes pour corriger le rapport, vous n’auriez pas perdu votre temps à tout réécrire. Vous vous seriez contentée de corriger les erreurs qui se devaient d’être corrigées.

Prioriser les tâches qui réduisent le nombre de tâches urgentes

Au lieu de perdre des heures chaque jour à corriger vos rapports, à trouver une idée de titre, à faire des va-et-vient vers le bureau de votre patron pour les remettre en main propre, pourquoi ne pas trouver une application qui pourrait automatiser et centraliser toutes ces tâches sur une même interface ?  Groupez ce qui peut être groupé. Ensuite, concevez un système qui vous fera gagner du temps à l’avenir.



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