La vraie façon de faire un procès verbal en 2019

, par Francine Corneau.

La façon de faire des procès verbaux a évolué au fil du temps. Notre collaboratrice nous donne l’heure juste sur les nouvelles tendances dans ce domaine.

La technologie évolue et les méthodes de travail n’y échappent pas. Si l’on veut suivre cette évolution, il est essentiel de s’adapter aux changements. Sur ce point, les procès-verbaux se modernisent.

Bien entendu, les pratiques en regard de la rédaction peuvent diverger d’une organisation à l’autre. Par contre, il existe une façon universelle de les structurer. Pour les habitués des procès-verbaux, vous ne constaterez peut-être pas de changements dans mes propos.

Un emploi pour vous?

Somme toute, si vous utilisez encore votre ancienne méthode, vous observerez quelques variations.

Je m’appelle Francine Corneau et j’ai le plaisir de vous énoncer quelques pratiques qui ont fait l’objet d’une mutation. Attention, chaque organisation détermine ce qui lui convient le mieux.

La neutralité

Le ton du procès-verbal doit être complètement neutre. Même si les membres du conseil évoquent continuellement des adjectifs lors de discussions, ne les placez pas dans votre document. Les adjectifs doivent être évités le plus possible. Votre document ne doit pas être teinté par des sentiments ou des émotions. Soyez neutre, le jugement n’a pas sa place.

Les citations

Il n’est plus nécessaire de citer les personnes dans le procès-verbal, ni même la fonction de l’administrateurs lorsqu’il y a prise de la parole, à moins que cela soit demandé. Utilisez plutôt un ton neutre, comme : « Il est mentionné », plutôt que « le président ou monsieur Untel a mentionné ».

Les résolutions

Les résolutions doivent être courtes et précises. Il n’est plus nécessaire de rapporter un numéro d’article qui pourrait faire référence au Règlement général de l’organisation. Cette nouvelle façon de faire diminue énormément le temps de travail de la rédactrice. Par exemple, si la résolution se rapporte à la nomination des officiers de la corporation, indiquez seulement, en début de votre résolution : « Attendu le Règlement général ». L’ancienne méthode faisait en sorte qu’il était primordial de faire référence au numéro d’article indiqué dans le Règlement. Quand il y avait sept ou huit articles à citer, la résolution était très longue.

La signature

Idéalement, c’est la secrétaire du conseil et la présidente qui approuvent le procès-verbal. La secrétaire de séance n’a plus à signer. À vous de voir si cette pratique vous convient.

Quand soumettre votre document

Pour faciliter votre travail et celui des administrateurs, n’attendez pas au prochain conseil pour soumettre votre projet de document, faites-le avant la prochaine séance. De cette façon, les membres du conseil auront le temps de le lire et d’y apporter les corrections nécessaires, le cas échéant. Attention, ils doivent s’en tenir exclusivement aux erreurs de français ou de frappes et non aux propos qui pourraient ne pas refléter les discussions. Ces derniers doivent être rapportés aux fins de corrections à la séance même du conseil.

L’adoption

Lors du point « Adoption du procès-verbal » : si les administrateurs demandent des modifications mineures à apporter, il n’est plus nécessaire de les mentionner, cela alourdit votre document. Faites simplement une mention qui indique que des modifications ont été demandées et qu’elles seront apportées au procès-verbal. Rien n’empêche de l’adopter.

Les raccourcis

Évitez le plus possible les abréviations. Si votre document est consulté après plusieurs années, on ne saura pas de quoi il s’agit.

Fin de la séance

En dernier lieu, il n’est plus nécessaire de demander un proposeur pour lever la séance. On la termine tout simplement.

Pas de mot à mot

Les tendances veulent également que ce document soit rédigé de façon simple et clair, c’est-à-dire qu’il faut s’en tenir exclusivement aux faits. Oubliez les détails et synthétisez les propos. En d’autres termes, prenez le temps de relire vos notes, de comprendre les propos et par la suite les résumer pour qu’ils reflètent le plus possible la teneur des discussions. Un procès-verbal n’est pas du mot à mot.

Je vous souhaite bonne chance dans la rédaction de vos procès-verbaux.

Bachelière en relations publiques, certifiée en communication organisationnelle et détentrice d’un diplôme en secrétariat, Francine Corneau a occupé un poste de secrétaire de direction dans un centre de recherche au Saguenay où elle a évolué dans différentes fonctions tout en étudiant en relations publiques. Par la suite, elle a été embauchée comme professionnelle à titre d’attachée d’administration dans un collège de Trois-Rivières jusqu’en 2016.  Aujourd’hui, elle travaille comme coordonnatrice administrative pour la Chambre immobilière de Québec.



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