Les 5 astuces d’organisation d’une secrétaire de direction

, par Theodora Navarro.

Assistante de direction, l’auteure du site PA-Privé rappelle que son poste nécessite de solides compétences en termes d’organisation, de coordination et de planification. Qu’il s’agisse de travailler sur un dossier important ou de coordonner un événement, les qualités requises ne sont pas forcément les mêmes, selon elle, que pour une secrétaire en début de carrière.

Prioriser et gérer son temps. Une bonne secrétaire de direction devrait avant tout être capable de gérer son temps, tout en gardant un espace suffisant pour les requêtes urgentes, demandées à la dernière minute. La clé du succès, selon l’auteure, peut résider simplement dans le fait de rédiger quotidiennement une liste, en priorisant les tâches selon leur importance et leur degré d’urgence.

Des notes efficaces. Vous prenez sans cesse des notes. Mais lorsque vous le faites, êtes-vous réellement efficace ? Prenez soin de noter :
– Le nom de la personne
– Un courriel ou un téléphone ou la joindre
– Ce qu’elle souhaite (un rendez-vous avec votre boss, par exemple)
– Ses délais ou la date qu’elle envisage
– Les détails ou la raison de la demande
– Tout détail annexe : des documents sont-ils nécessaires, une autre personne doit-elle être prévenue, etc…

Un emploi pour vous?

Un panier « à faire ». Avoir un espace dédié aux tâches à effectuer vous permettra d’évaluer les choses qu’il vous reste à faire durant votre journée. Un tel panier sera également l’endroit idéal pour recevoir tout dossier supplémentaire ou demande urgente à traiter, au lieu que vos collègues les abandonnent distraitement sur un coin de votre bureau où vous ne les retrouvez parfois que plusieurs jours après!

Désignez des jours pour vos tâches. Pour plus d’efficacité, effectuez certaines de vos tâches systématiquement aux mêmes jours. Nettoyez votre bureau le vendredi, archivez vos documents le mercredi, etc. Vous éviterez ainsi les oublis intempestifs et dégagerez du temps pour les dossiers importants et les urgences.

Utilisez un code couleur. Si utiliser des tas de couleurs vous agace, contentez-vous d’une palette basique : rouge pour les urgences, bleu pour le tout-venant, vert pour les dossiers au long cours. Si vous aimez avoir des tas de couleurs vives partout sur votre bureau, n’hésitez pas! Vous pouvez identifier les dossiers de votre patron, marquer les documents par spécialité ou département, etc.



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