Petite leçon de nétiquette pour les adjointes!

, par Secretaire-inc.

Quotidiennement, vous consacrez énormément de temps à la gestion des courriels. Afin de vous aidez à rédiger des courriels efficacement et le plus professionnellement possible, voici quelques petites règles de nétiquette à garder en tête.

1. Soyez claire et concise

La caractéristique la plus importante d’un courriel bien écrit est sa clarté et sa concision. Il doit être court et facile à lire, de façon à ce que même si le destinataire le lit en diagonale ou de façon incomplète, il puisse retenir l’essentiel du message.

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Évitez d’ajouter des informations qui ne sont pas essentielles, ou encore des éléments graphiques qui pourraient distraire le lecteur du message principal. Les émoticônes, les polices de caractère difficiles à lire, les majuscules (qui signifient que vous criez), ainsi que les couleurs de police agressantes ou difficiles à lire (c’est-à-dire le rouge et les couleurs pâles) sont donc à proscrire.

2. Soyez polie

Même si vous n’avez pas beaucoup de temps, utilisez toujours une formule de politesse pour commencer votre courriel. Essayez le plus possible de vous adresser à la personne à qui vous écrivez par son nom. Il est également très important de toujours remplir le champ du sujet du courriel. De cette façon, le lecteur saura à quoi s’attendre lorsqu’il recevra le message.

Si vous devez joindre des fichiers, assurez-vous de les mentionner dans le texte, de façon à ce qu’ils ne passent pas inaperçus. S’ils sont volumineux, prenez le temps de les compresser. Finalement, lorsque vous envoyez un courriel à plusieurs destinataires, écrivez leur adresse dans la section Cci (copie conforme invisible), afin de préserver leur vie privée.

3. Soyez ferme

Vous avez probablement déjà eu à rédiger des courriels dans lesquels vous devez insister auprès d’une personne afin d’obtenir quelque chose de sa part. Même si ces courriels sont toujours désagréables à écrire, c’est votre devoir de le faire sans pour autant nuire à vos relations professionnelles.

Afin d’y arriver, gardez en tête les deux premiers points : clarté et politesse. Des phrases telles que « Comme je vous l’ai mentionné dans mon courriel précédent », ou encore « je vous rappelle que » peuvent s’avérer utiles dans ce genre de situation.

Vous pouvez aussi mentionner à la personne les conséquences qu’entraîne son manque de professionnalisme. Enfin, n’écrivez jamais quelque chose que vous ne diriez pas de vive voix, et essayez de vous placer dans la peau du destinataire : n’envoyez jamais de messages haineux ou irrespectueux.

4. Précisez la suite

Finalement, il est primordial que vous mentionniez vos attentes dans les courriels que vous envoyez. Votre message peut être poli, clair, concis, mais si le destinataire ne sait pas quelles sont les prochaines étapes de la communication (s’il y en a) après l’avoir lu, l’objectif même du courriel (sauver du temps) est raté.

Pour ce faire, listez clairement ce que la personne doit faire et si c’est nécessaire, spécifiez les échéances à respecter. Vous éviterez l’échange d’autres courriels au sujet des paramètres de complétion des tâches à effectuer.



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