Quand l’adjointe devient influenceur

, par Melissa Pelletier.

Le rôle de l’adjointe n’a pas de frontière. Elle peut toujours faire plus ou mieux pour soutenir son gestionnaire et lui permettre de se concentrer sur ses dossiers. Explications.

Une personne moyenne consomme 74 gigabytes par jour (l’équivalent de 9 DVDs)! C’est fascinant qu’on puisse rester sain d’esprit en prenant ça en compte… Imaginez un peu maintenant. On parle ici d’une personne moyenne : qu’en est-il de votre gestionnaire?

En une journée, votre patron peut recevoir énormément de courriels, d’appels, de demandes d’action, et autres. Cette surcharge peut mener à une fatigue décisionnelle. Qu’est-ce que ça signifie? « La détérioration de la qualité des décisions prises par un individu après une longue session de prise de décisions. » (Source: Wikipedia)

Un emploi pour vous?

En tant qu’assistant, vous pouvez aider votre gestionnaire à préserver son énergie en lui faisant des recommandations le plus souvent possible. Comme vous le savez déjà, le temps de votre patron est précieux, et trouver les opportunitées pour le guider augmentera votre valeur.

Voici quelques exemples de manières dont vous pouvez l’aider selon Christina Holzhauser sur le blogue Tips for Assistants:

  • En présentant des options d’hôtel, donnez un bref résumé des raisons pour lesquelles chacun se retrouve dans la liste. (Vous pouvez inclure des notes, des commentaires de Tripadvisor, des liens Google Map, etc).
  • En discutant de conflits d’horaire concernant deux points qui semblent très importants (puisque vous savez déjà quelles réunions moins importantes peuvent être déplacées sans même avoir à en parler avec votre patron), suggérez des options qui pourraient lui permettre de rencontrer ces deux obligations.
  • Pour les documents qui demandent des actions, créez deux filières sur le bureau de votre patron il sera inscrit « Oui » ou « Non ». Une qui contient les documents gérés, et l’autre ceux qui doivent l’être. Ça vous permettra de simplement prendre les documents traités sans déranger votre patron.
  • En présentant des candidats que vous avez interviewés pour remplir une position, faites une liste de tous les critères qu’ils ont rencontrés, ainsi que votre opinion sur la pertinence ou non de la candidature.
  • Commencez une liste des plats commandés par votre patron, pour vous y fier lorsque que votre gestionnaire sera trop occupé pour prendre une décision. Quand vous aurez une liste plus complète, demandez à votre patron si vous pouvez commander son repas directement sans lui demander, question de ne pas perdre de temps tous les jours. Soyez seulement assuré de connaître les préférences et les restrictions alimentaires de votre patron, question de ne pas vous retrouver devant une agréable surprise. (En vous assurant par exemple que tel plat ne contient pas de gluten, qu’il y a toujours un citron pour la salade, etc.)

Bientôt, vous commencerez à voir des opportunités pour conseiller votre patron dans toutes les situations. En général, assurez-vous de faire des recommandations qui demandent une réponse claire, comme oui ou non, et soyez concise. Votre patron ne pourra que vous remercier de lui permettre de sauver de l’énergie en lui permettant d’être plus concentré, efficace et productif.



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