Adjoint.e administratif.ve | Administrative Assistant

English version follows

Service: Services de bureau

Lieu: Montréal

Titre de poste: adjoint.e administratif.ve

Relève de: Gestionnaire, Services de bureau (Canada)

Votre rôle

L'adjoint.e administratif.ve soutient un groupe d'avocat·e·s et d'adjoint·e·s juridiques en effectuant des tâches non juridiques. Le ou la titulaire du poste fera partie de l'équipe de ressources en soutien administratif au Canada (AART Canada). Le poste est hybride dans la mesure où il implique de remplacer la personne à la réception et d'effectuer des tâches liées aux Services de bureau.

Il s'agit d'un poste admissible aux heures supplémentaires et qui nécessite une présence sur place au bureau de Montréal 5jours par semaine.

Vos responsabilités

• Assistance dans les tâches de facturation liées à un important client du cabinet.
• Envoi de factures aux clients.
• Rédaction d'écrans éthiques.
• Préparation de rapports de dépenses
• Traitement des factures dans Chrome River Invoice.
• Aide à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès.
• Remplacement à la réception pendant les pauses et les congés.
• Gestion et transferts des appels entrants à la réception; transfert des courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle.
• Accueil des clients, des officiers de justice et autres visiteurs qui se présentent à la réception de notre cabinet et répondre à leurs questions.
• Organisation de documents électroniques dans iManage.
• Préparation et envoi de documents au moyen du logiciel Box.
• Assistance aux services de reprographie.
• Réservation de sténographes officiels.
• Toutes autres tâches connexes, au besoin.

Vos compétences et votre expérience

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Au moins 3 années d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels.
• Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l'oral comme à l'écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d'ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l'anglais.
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.
• Grande rigueur et souci du détail dans l'exécution des tâches.
• Intérêt pour le travail avec les chiffres, les tableurs, la facturation et les tâches administratives liées à la facturation.
• Compétences éprouvées en matière d'organisation et de gestion des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés.
• Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique.
• Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde&Cie.
• Sens de l'autonomie et excellent esprit d'équipe.
• Respect de la confidentialité.
• Excellente aisance dans un environnement informatisé (avec divers logiciels) et bonne capacité à apprendre de nouveaux outils technologiques.

Notre cabinet

Clyde&Cie est un cabinet d'avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs inhérents au commerce international et aux activités commerciales, notamment les suivants: assurance, transports, construction, énergie, commerce et biens de consommation. Intégré à l'échelle de la planète, le cabinet fournit aux entreprises œuvrant partout dans le monde une gamme complète de services juridiques litigieux et non litigieux et de conseils axés sur le commerce. Clyde&Cie s'engage à agir de manière responsable. En d'autres mots, nous nous engageons à établir une main-d'œuvre diversifiée et inclusive qui reflète la diversité de nos clients et des collectivités où nous sommes actifs, à mettre à profit nos compétences juridiques pour redonner à la société par l'intermédiaire d'activités pro bono, à soutenir les communautés et les organismes caritatifs, ainsi qu'à réduire notre incidence environnementale. Le cabinet compte 490associé·e·s, 2400avocat·e·s, 3200professionnel·le·s du droit et 5500membres au total dans plus de 60bureaux principaux et affiliés à l'international.

Nos valeurs

Nos valeurs sont les principes directeurs qui orientent nos décisions, nous unissent dans notre travail et nous permettent de générer de meilleurs résultats, autant pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons pour y parvenir:

• Travailler dans l'unité Nous formons une équipe internationale connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à l'avant-plan pour réussir.
• Exceller avec les clients Nous visons haut et nous mettons au défi d'offrir l'excellence à nos clients, en les gardant au cœur de toutes nos activités.
• Célébrer les différences Nous nous entraidons pour être au mieux et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite.
• Agir avec audace Nous cherchons de nouvelles occasions, passons à l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance.

Compétences propres aux services administratifs

Clyde&Cie est déterminé à offrir d'innombrables occasions de perfectionnement personnel et professionnel pour ses collaborateurs et collaboratrices, afin qu'ils et elles puissent devenir hautement efficaces dans leur rôle et afin de les aider à réaliser leurs aspirations de carrière.

Les compétences en question visent à orienter tous les aspects des services administratifs sur le plan du développement de carrière. Elles varient en fonction des niveaux et des divers secteurs d'affaires et s'inscrivent dans les domaines suivants:

• Excellence technique
• Personnel et équipe
• Relations avec les clients et les parties prenantes
• Offre de services et état d'esprit commercial
• Efficacité individuelle

Cette description de poste se lit actuellement tel qu'elle est présentée. Toutefois, le cabinet se réserve le droit de la modifier de manière raisonnable en cas de changement aux besoins d'affaires. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Job Description

Department: Workplace Services

Location: Montréal

Role: Administrative Assistant

Reporting to: Workplace Services Manager, Canada

The Role

The Administrative Assistant supports a group of lawyers and legal assistants by performing non legal tasks. The position incumbent will be part of the Administrative Assistant Resource Team in Canada (AART Canada). The role is hybrid in that it also entails covering at reception and handling local workplace services related tasks.

This is a non-exempt (overtime eligible) position which requires on site presence at the Montreal office 5 days a week.

Key Responsibilities

• Assisting with billing tasks related to a major client of the firm.
• Sending bills to the clients.
• Drafting ethical screens.
• Preparing expense reports.
• Processing invoices through Chrome River Invoice.
• Helping with document management and preparation for examinations and trial.
• Replacing at reception during breaks and time off.
• Answering and transferring calls while at reception; redirecting e-mails effectively in a courteous & professional manner.
• Greeting clients, judicial officers, and other visitors who come to our office's reception area and respond to any inquiries they may have.
• Filing electronic documents in iManage.
• Preparing and sending documents via Box software.
• Assisting with reprographics services.
• Booking official stenographers.
• Performing other related duties when needed.

Essential Skills & Experience

• Diploma in secretarial studies, office technology or other combination of equivalent training and experience.
• A minimum of 3 years of relevant experience in the legal sector or in another professional services environment.
• Bilingualism, French and English, verbally and in writing, at a functional level.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Excel, Word and Outlook.
• Great rigour and attention to detail in the execution of tasks.
• Interest for working with numbers, spreadsheets, billing and invoicing tasks.
• Strong organizational and prioritization skills.
• Ability to manage various tasks simultaneously and meet tight deadlines.
• Ability to focus attention and work in a dynamic environment.
• Communicating and interacting in a professional way with all Clyde & Co staff members.
• A sense of autonomy and an excellent team spirit.
• Respect for confidentiality.
• Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

The Firm

Clyde & Co is a leading global law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and commercial activity, namely: insurance, transport, construction, energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a comprehensive range of contentious and non-contentious legal services and commercially minded legal advice to businesses operating across the world. Clyde & Co is committed to operating in a responsible way. This means progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the diversity of its communities and clients, using its legal skills to support its communities through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment. The firm has 480 partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people overall in over 60 offices and associated offices worldwide.

Our Values

Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for our clients and our firm. We:

• Work as one We are a globally connected team of talented people who act with a firm-first mentality to achieve success
• Excel with clients We aim high and challenge ourselves to deliver unique excellence for our clients, keeping them at the centre of everything we do
• Celebrate difference We help each other to be at our best and believe our differences result in greater achievement
• Act boldly We seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising that curiosity drives our development and contributes to growth

Business Services Competencies

Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and professional development opportunities for our people enabling them to be highly effective in their current role as well as assisting them to fulfil their career aspirations.

The competencies are used to inform all aspects of Business Services career development. They vary across levels and different business areas and fall under the following areas:

• Technical Excellence
• People and Team
• Client/Stakeholder Relationships
• Service Delivery and Commercial Awareness
• Personal Effectiveness

This is the job description as constituted at present; however, the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business. Send your CV via Secrétaire-inc.