Adjointe administrative - Entrepreneur général
Buildup recrutement
Montréal
Offre publiée le 2025-07-09

Adjointe administrative - Domaine de la construction
Résumé du poste :
Relevant du Vice-président aux finances, l'adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien administratif offert au département d'estimation, à l'équipe de direction ainsi qu'aux directeurs de projets. Elle travaille en étroite collaboration avec une collègue afin d'assurer un service efficace et professionnel à l'ensemble des intervenants.
Responsabilités principales :
- Accueillir les visiteurs de manière courtoise et professionnelle
- Gérer le système téléphonique et les messages vocaux
- Assurer la réception et l'expédition des documents
- Préparer divers documents administratifs, incluant les soumissions
- Ouvrir les projets dans le système, créer les contacts, valider les AMR, rédiger les procès-verbaux, effectuer les suivis et compiler les manuels de fin de projet pour trois directeurs de projets
- Rédiger et gérer la correspondance de la direction
- Maintenir à jour le registre photo et assurer la mise à jour du site web
- Effectuer les commandes de fournitures de bureau
- Concevoir des présentations PowerPoint selon les besoins
- Vérifier la documentation pour la libération des paiements et assurer le suivi avec les sous-traitants pour la remise ou l'envoi des chèques
Compétences requises :
- Maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé
- Une bonne connaissance de l'anglais est requise pour communiquer avec nos clients hors Québec
- Aisance avec les équipements de bureau courants
Qualités recherchées :
- Esprit d'équipe et collaboration
- Sens aigu de l'organisation
- Capacité à gérer efficacement les priorités
- Rapidité d'exécution et autonomie
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Minutie et souci du détail
- Excellent sens du service à la clientèle
Formation :
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou diplôme d'études collégiales en bureautique
Expérience :
De 5 à 10 ans dans un poste similaire, au sein d'un environnement impliquant la collaboration avec plusieurs gestionnaires ou intervenants
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