Adjointe administrative - Entrepreneur général

Montréal

Offre publiée le 2025-07-09

Buildup recrutement

Adjointe administrative - Domaine de la construction

Résumé du poste :

Relevant du Vice-président aux finances, l'adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien administratif offert au département d'estimation, à l'équipe de direction ainsi qu'aux directeurs de projets. Elle travaille en étroite collaboration avec une collègue afin d'assurer un service efficace et professionnel à l'ensemble des intervenants.

Responsabilités principales :

  • Accueillir les visiteurs de manière courtoise et professionnelle
  • Gérer le système téléphonique et les messages vocaux
  • Assurer la réception et l'expédition des documents
  • Préparer divers documents administratifs, incluant les soumissions
  • Ouvrir les projets dans le système, créer les contacts, valider les AMR, rédiger les procès-verbaux, effectuer les suivis et compiler les manuels de fin de projet pour trois directeurs de projets
  • Rédiger et gérer la correspondance de la direction
  • Maintenir à jour le registre photo et assurer la mise à jour du site web
  • Effectuer les commandes de fournitures de bureau
  • Concevoir des présentations PowerPoint selon les besoins
  • Vérifier la documentation pour la libération des paiements et assurer le suivi avec les sous-traitants pour la remise ou l'envoi des chèques

Compétences requises :

  • Maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé
  • Une bonne connaissance de l'anglais est requise pour communiquer avec nos clients hors Québec
  • Aisance avec les équipements de bureau courants

Qualités recherchées :

  • Esprit d'équipe et collaboration
  • Sens aigu de l'organisation
  • Capacité à gérer efficacement les priorités
  • Rapidité d'exécution et autonomie
  • Discrétion et respect de la confidentialité
  • Minutie et souci du détail
  • Excellent sens du service à la clientèle

Formation :

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou diplôme d'études collégiales en bureautique

Expérience :

De 5 à 10 ans dans un poste similaire, au sein d'un environnement impliquant la collaboration avec plusieurs gestionnaires ou intervenants