Adjointe administrative - Entrepreneur général

Adjointe administrative - Domaine de la construction

Résumé du poste :

Relevant du Vice-président aux finances, l'adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien administratif offert au département d'estimation, à l'équipe de direction ainsi qu'aux directeurs de projets. Elle travaille en étroite collaboration avec une collègue afin d'assurer un service efficace et professionnel à l'ensemble des intervenants.

Responsabilités principales :

• Accueillir les visiteurs de manière courtoise et professionnelle
• Gérer le système téléphonique et les messages vocaux
• Assurer la réception et l'expédition des documents
• Préparer divers documents administratifs, incluant les soumissions
• Ouvrir les projets dans le système, créer les contacts, valider les AMR, rédiger les procès-verbaux, effectuer les suivis et compiler les manuels de fin de projet pour trois directeurs de projets
• Rédiger et gérer la correspondance de la direction
• Maintenir à jour le registre photo et assurer la mise à jour du site web
• Effectuer les commandes de fournitures de bureau
• Concevoir des présentations PowerPoint selon les besoins
• Vérifier la documentation pour la libération des paiements et assurer le suivi avec les sous-traitants pour la remise ou l'envoi des chèques

Compétences requises :

• Maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé
• Une bonne connaissance de l'anglais est requise pour communiquer avec nos clients hors Québec
• Aisance avec les équipements de bureau courants

Qualités recherchées :

• Esprit d'équipe et collaboration
• Sens aigu de l'organisation
• Capacité à gérer efficacement les priorités
• Rapidité d'exécution et autonomie
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Minutie et souci du détail
• Excellent sens du service à la clientèle

Formation :

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou diplôme d'études collégiales en bureautique

Expérience :

De 5 à 10 ans dans un poste similaire, au sein d'un environnement impliquant la collaboration avec plusieurs gestionnaires ou intervenants