Planification efficace des rendez-vous : mode d’emploi
Sophie Ginoux
17 juillet 2018
Trucs et astuces / Mes outils
2 minutes à lire
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Votre rôle d’adjointe ou de secrétaire consiste en autres à bien planifier les rendez-vous de votre supérieur. Pour mieux faire votre travail, we assist you a cru bon de vous remémorer les aspects importants à ne pas oublier dans ce domaine.
Toujours à portée de main
Le mieux est de tenir un agenda électronique partagé : Google agenda, Outlook, etc. De cette façon, vous et votre gestionnaire pouvez facilement, et en tout temps, avoir sous les yeux le déroulement et les priorités de la journée.
Temps accordé à chaque rendez-vous
Pour ne pas faire perdre de temps à personne, essayez d’évaluer le plus précisément possible combien de temps vous devez allouer à chaque rendez-vous. Si, par exemple, vous avez une réunion à planifier, prenez soin de vérifier ce qu’il y a dans l’agenda avant et après la réunion afin de pouvoir juger si placer cette réunion à ce moment précis est souhaitable ou non.
Informations importantes à noter à l’agenda
Votre gestionnaire doit avoir le plus d’informations possible sur les rendez-vous inscrits à son agenda. Il est donc important de toujours bien noter le nom, la fonction, l’organisation et la raison du rendez-vous. Si la réunion ne se passe pas au bureau, tâchez d’aller chercher toutes les informations qui pourraient faciliter l’accès du lieu de rendez-vous à votre supérieur : possibilités de stationnement, intensité du trafic, code à l’intercom, etc.
Solution de rechange
L’heure du rendez-vous approche et vous voyez bien que, malgré toutes vos précautions, votre patron ne réussira jamais à se libérer à temps. Avant de trop faire attendre votre visiteur ou d’avoir à le renvoyer chez lui, tentez de voir si quelqu’un d’autre pourrait le rencontrer.
Gentillesse et courtoisie
En tout temps, vous devez user de courtoisie, et ce, même si l’horaire ne se déroule pas comme prévu à l’agenda, et que cela vous cause des ennuis. Votre gestionnaire a des attentes en matière d’accueil, il faut vous y soumettre.
Confidentialité
Faut-il le répéter : l’agenda de votre patron est strictement confidentiel. Tenez-vous-le pour dit!
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