Comment faire des suivis sans embêter tout le monde au bureau

Therese Garceau

27 juillet 2018

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Vous devez régulièrement faire des suivis auprès de vos collègues. Voici comment être efficace et maintenir vos relations au beau fixe avec tout ce beau monde.

Échange d’information, demande d’avis ou d’expertise… Comme adjointe administrative, il n’est pas rare que vous ayez à assurer la coordination de différents projets et donc de collaborer avec différentes personnes dans l’entreprise qui ont souvent beaucoup d’autres chats à fouetter.

Comment réussir à le faire avec tact, en évitant de vous mettre à dos tout le bureau? Un article publié sur praticallyperfectpa.com livre de précieux trucs pour y arriver. En voici quelques-uns

Soyez réaliste. C’est crucial. Vous devez éviter de bousculer les autres avec des échéances trop rapides. Restez réaliste dans vos délais. Vous avez besoin d’un dossier, de données importantes ou d’un avis de la part d’un collègue expert? Donnez toujours suffisamment de temps pour qu’ils aient le temps nécessaire pour livrer la marchandise. Établissez des rappels réguliers en évitant toutefois de vous pointer dans les bureaux à tous les jours simplement pour ajouter de la pression. Souvenez-vous. Tout comme vous, vos collègues ont aussi leur propre agenda.

Faites preuve d'empathie. C’est humain comme réflexe. Une personne sera toujours plus susceptible de terminer un travail pour vous, si vous le lui demander poliment et avec délicatesse. Alors, mettez vos gants blancs et soyez gentille! Démontrez-leur qu'ils sont spéciaux et importants pour vous, c’est comme ça que vous construirez des relations de qualité avec vos collègues et que vous contribuerez au travail d’équipe. Si votre patron vous demande des réponses et que vous devez répéter vos suivis, tâchez de nuancer vos interventions. Trouvez un plan B, soyez flexible pour déplacer la date limite. Informez-vous des difficultés que rencontre votre collègue, des raison du retard.

Facilitez-leur la vie. Aidez-les à vous aider et à répondre à votre demande. Gardez votre communication courte et succincte. Ne leur faites qu’une demande à la voir pour éviter de compliquer les choses. Prévoyez une réunion de suivi rapide (15 minutes maximum) pour vous asseoir avec eux face à face et obtenir ce dont vous avez besoin.

Face-à-face. Oubliez les chaînes de courriels sans fin et impersonnelles. Prenez le temps de vous lever de votre bureau et d’aller parler directement avec votre collègue, c’est fou comme cette approche contribue à humaniser les relations. Alors, assurez-vous que vous êtes visible. Passez devant leur bureau, prenez la pause-café avec eux et profitez-en pour leur faire des petits rappels.

Ne dépassez pas les limites. Sachez doser vos interventions, au risque de passer pour l’emmerdeuse de première du bureau. Inutile de squatter leur bureau.