ADJOINT·E ADMINISTRATIF·VE

Secrétariat, réception et support à la gestion de documentation des projets

GR7 Architecture est une firme établie depuis 1977 et s’est développée sur la pratique de l'architecture des domaines public et parapublic. Habitation, éducation, santé, industrie et commerce sont les principales spécialités de la firme. Le design innovateur, la rigueur, l’excellence et la maîtrise des systèmes de construction sont les lignes directrices qui régissent l’exercice de la profession chez nous.

Résumé des responsabilités :

• Accueillir et orienter les clients et visiteurs.
• Réceptionner, filtrer et transférer les appels téléphoniques et messages.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que sa distribution interne.
• Assurer la distribution du programme de travail hebdomadaire de l’équipe.
• Effectuer les commandes et le suivi des fournitures de bureau et papeterie.
• Ouvrir, organiser et classer les dossiers de projets et documents administratifs.
• Mettre à jour les listes de clients, contacts et le répertoire téléphonique interne.
• Assister les chargés de projet dans la préparation et le suivi de la documentation de projet, et assurer le suivi auprès de tous les intervenants.
• Relire et corriger les textes (rapports, comptes rendus, lettres, formulaires, plans, etc.) pour garantir la qualité et la conformité du français.
• Préparer les certificats de paiement et autres documents liés aux projets.
• Organiser et accueillir les représentants lors de formations internes (Lunch & Learn) ou autres événements.

Qualifications requises :

• DEC en secrétariat ou formation pertinente à l'emploi.
• Maîtrise élevée de MS Office, plus particulièrement Word et Excel.
• Maîtrise élevée de la langue française (obligatoire).

Qualités et compétences :

• Aptitude à la communication;
• Bonne gestion des priorités.
• Facilité d’adaptation aux protocoles de documentation.
• Dynamisme et attitude positive orientée vers le travail en équipe.

Salaire et principaux avantages :

• 35 heures par semaine.
• Salaire concurrentiel, établi à l’entrevue en fonction de l’expérience du candidat.
• Journées mobiles payées par an.
• 2 semaines de congés payés pendant les fêtes de fin d'année (en plus des vacances d'été).
• Formation continue offerte aux employés.
• Café espresso, lait, fruits frais et friandises offerts par l’employeur.
• Ambiance d'équipe dynamique, créative, conviviale et fondée sur la collaboration dans le respect mutuel.
• Activités sociales tout au long de l’année.
• Travail en présentiel.