Adjointe administrative

Description

Sous la supervision du vice-président exécutif, finances et technologies, la personne titulaire aura à planifier, organiser et coordonner toutes les procédures, les activités et la documentation administrative et opérationnelle pour le vice-président exécutif afin de s’assurer que toutes les informations et les demandes sont acheminées et traitées rapidement et efficacement.

Cette personne aura d’excellentes habiletés rédactionnelles afin de préparer et parachever les documents qui doivent être présentés à différents publics, notamment les présentations destinées au comité d’audit et au conseil d’administration de l’APM.

La personne titulaire devra assurer un suivi auprès de certains gestionnaires sur l’état d’avancement des dossiers qui nécessitent une intervention. Cette personne devra assurer la gestion de l’agenda et l’organisation de rencontres, la coordination de certains comités de travail, la gestion et la planification de voyages d’affaires, la compilation de données, etc., pour la vice-présidente exécutive. La personne titulaire sera aussi appelée à prendre les minutes et assurer les suivis requis des rencontres de divers comités, notamment le comité de gestion finances et technologies.

Cette personne devra également soutenir l’équipe de gestion dans le cadre de certaines tâches administratives, telles que l’organisation de réunions, la gestion des demandes par courriel, la coordination liée à la réception de visiteurs au Port, la gestion des événements corporatifs et d’affaires auxquels l’APM est partenaire. La personne titulaire devra aussi soutenir l’équipe de gestion notamment pour le suivi des différents dossiers de réclamation, la préparation et le suivi budgétaire, la gestion des comptes de dépenses et la paye.

Participer à l’amélioration continue des processus de son poste et / ou de son service, au besoin.

Exécuter toute autre tâche connexe.

Qualifications

• Sept (7) à dix (10) ans d’expérience à un poste d’adjoint(e) à la haute direction dans un milieu semblable;
• DEC en administration des affaires, en secrétariat administratif, ou l’équivalent. Toute combinaison d’études et d’expérience sera considérée.
• Bonne connaissance et intérêt démontré pour la comptabilité;
• Bilinguisme essentiel (anglais et français);
• Connaissance approfondie de divers logiciels (Word, Excel, PowerPoint);
• Connaissance de SAP et de Concur, atouts importants;
• Excellentes aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles, oralement et par écrit;
• Forte aptitude à la rédaction;
• Le tact, la diplomatie, faire preuve de discrétion et d’une grande confidentialité sont des qualités essentielles;
• Capacité de comprendre des questions complexes et délicates et de prendre les mesures nécessaires en exerçant un excellent jugement;
• Habileté à travailler avec les chiffres et les indicateurs de performances, production de tableau de bord;
• Capacité à coordonner et assurer le suivi de comités de travail divers;
• Excellent sens de l’organisation et capacité de gérer le stress, notamment lors du traitement de multiples priorités souvent dans des délais serrés;
• Capacité à travailler sous pression lorsque nécessaire;
• Aptitude démontrée pour la coordination de réunions, d’ordres du jour et des déplacements d’affaires;
• Sens de l’initiative et autonomie;
• Grande efficacité et capacité de travailler sous un minimum de supervision.