Pour être une pro de l’ordre alphabétique sur Excel

, par Apolline Caron-Ottavi.

Vous voulez classer des données par ordre alphabétique, mais sans que ce soit celui du premier mot? Pas de problème.

Si vous avez des données à classer par ordre alphabétique (exemple : une liste de remerciements ou un index) mais que vous voulez décider quel terme doit être pris en compte pour le classement sans qu’il ait besoin d’être le premier, rien de plus facile.

Pour éviter de se retrouver avec une liste de remerciements où les noms de famille sont avant les prénoms, ou encore avec un index où il y a 15 titres classés à L à cause des articles définis, il suffit de suivre les quelques étapes suivantes sur Excel.

Un emploi pour vous?

 

Planifiez

 

Pour bien faire les choses, il faut planifier, c’est-à-dire s’assurer que le mot qui va dicter l’ordre alphabétique est tout seul dans une colonne. Deux exemples :

  • Vous savez que vous devez constituer une liste de remerciements annuelle? Préparez un document Excel dès le début janvier et remplissez-le au fur et à mesure avec : une colonne prénom / une colonne nom de famille. En le faisant tout au long de l’année, vous allez éviter les oublis, et vous pourrez exécuter facilement les étapes suivantes.
  • Vous devez créer un index de titres d’ouvrages qui ne tiendra pas compte des articles définis? Il faut en ce cas séparer les articles définis dans une colonne à part.

 

Classez

 

Une fois que vous avez votre liste finale, que vous avez supprimé les doublons et vérifié l’orthographe, vous pouvez classer la colonne que vous voulez par ordre alphabétique.

Sélectionnez toutes les données et utilisez l’outil de tri d’Excel pour les classer (Option Trier dans le menu déroulant Données). Attention à bien choisir la colonne qui va décider du tri! Dans le cas ci-dessous, c’est la colonne B.

Vous pouvez ajouter une option de tri alphabétique secondaire. Par exemple : si vous classez par nom de famille et que plusieurs personnes ont le même nom, vous pouvez ajouter le tri par prénom en deuxième critère de tri. Jane Doe sera ainsi avant John Doe.

 

Réunissez vos colonnes

 

Maintenant que tout est bien classé, il vous faut réunir les colonnes. Mais si vous vous contentez de la formule =A1+B1, vous allez vous retrouver avec un problème de taille : les données vont être collées, sans espace entre les mots. De plus, vous ne pourrez pas recopier la formule (l’appliquer automatiquement à toutes les cellules).

 

Par noms

 

Voici la formule à utiliser dans le cas de la liste de prénoms et noms (mettre un espace entre les guillemets):

=A1&” “&B1

Il suffit de l’écrire par exemple en C1, sur la première ligne de votre liste et dans la première colonne libre après vos données. Vous pouvez ensuite la sélectionner et la recopier automatiquement avec votre curseur sur toutes les autres cellules.

 

Par titres

 

Ça se corse un peu pour l’index des titres. Si vous suivez cette formule, vous allez vous retrouver avec un espace avant les titres pour lesquels il n’y avait pas d’article dans la colonne des articles définis.

Utilisez plutôt cette formule et vous n’aurez pas de problème :

=SI(A1<>””;A1&” “&B1;B1)

Attention, dans la première partie de la parenthèse (A1<>””), qui signifie « A1 correspond à une cellule vide », il ne faut pas mettre d’espace entre les guillemets.

 

Conseils en bonus

 

Votre liste réunie est pour l’instant liée à sa formule et va boguer si vous la déplacez telle quelle dans Excel. Pour éviter les ennuis, copiez la colonne et collez-la dans un document Word, puis recopiez-la depuis le document Word avant de la recoller dans un nouveau document Excel pour vous « débarrasser » de la formule.

Vous pouvez également remplacer les espaces par une virgule ou par n’importe quoi d’autre, ce qui peut être pratique pour des listes.

Dans l’exemple ci-dessous, le nom du groupe d’élèves est suivi de deux points, avec un espace avant et après les deux points, et il y a ensuite la liste des noms des élèves dans le groupe, séparés les uns des autres par une virgule suivie d’un espace. La formule est donc :

=A1&” : “&B1&”, “&C1&”, “&D1&”, “&E1



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