Cinq questions à poser avant de remplacer une collègue adjointe

, par Louise Proulx.

Comme vous avez l’âme charitable, vous avez accepté de remplacer votre collègue durant ses vacances. Avez-vous fait le tour de la question avant de lui dire oui ?

Remplacer une collègue malade ou en vacances ajoute nécessairement de la charge à vos tâches régulières. Il peut s’avérer difficile et stressant d’avoir à jongler, non seulement avec ces nouvelles responsabilités, mais parfois également avec une nouvelle équipe ou un autre supérieur. Vous devez savoir exactement dans quoi vous vous embarquez avant d’accepter ce genre de proposition.

Nicky Christmas, sur son blogue Pratically Perfect PA, propose de poser les 5 questions suivantes à votre collègue avant de vous engager.

Un emploi pour vous?

1. Que se passera-t-il pendant son absence ?

Prenez le temps de vous asseoir avec votre collègue quelques jours avant son départ. Dresser la liste de tout ce qui est à venir : réunions, rendez-vous, délais important, visites possible, etc. Vous devez être au courant de tout ce qui est déjà à l’agenda de sorte que vous puissiez mieux gérer vos journées et éviter, le plus possible, les mauvaises surprises. Vous devez avoir accès aux agendas et courriels des personnes pour qui vous travaillez, et ce, même s’il s’agit du grand patron. Vous pourrez ainsi mieux prévoir leur besoin.

2. À quel genre de patron vous aurez affaire ?

Vous avez intérêt à ce que votre collègue réponde honnêtement à cette question. Vous devez impérativement savoir s’il s’agit d’un patron exigeant, mal organisé, s’il aura besoin de vous pour tout, etc. Bien sûr, il se pourrait que vous connaissiez déjà la réputation de ce patron, ses manies, ses forces et ses faiblesses. Mais attention ! Vous ne saurez pas à qui vous aurez à faire tant que vous n’aurez pas commencé à travailler pour lui.

3. Qu’est-ce que l’on attend de vous ?

Vous devez savoir quel rôle vous aurez à jouer exactement. On s’attend à ce que vous travailliez à temps plein ou que vous régliez simplement les affaires urgentes jusqu’au retour de votre collègue ? Détail plus qu’important ! En sachant à l’avance quel sera votre charge de travail, vous pourrez voir combien d’heures supplémentaires cela nécessitera et si, oui ou non, vous pourrez y faire face.

4. Combien de temps durera le remplacement ?

Remplacer une assistante une journée, une semaine ou durant tout son congé de maternité n’est pas du tout le même engagement. Vous ne devez pas laisser cette question en suspens. Sachez-le, le plus vite possible !

5. Qu’en pense votre patron ?

Dernière question, mais non la moindre, vous devez demander à votre supérieur s’il est à l’aise avec l’idée que ayez à diviser votre temps de travail entre lui et quelqu’un d’autre. Si vous êtes déjà très en demande, aurez-vous réellement le temps de vous occuper des affaires de quelqu’un d’autre ? Il est primordial de demander à votre supérieur ce qui s’en vient avant de vous engager. S’il s’agit d’une période tranquille, il sera sans doute content de vous donner son accord.

Sachez que si vous travaillez pour une grosse compagnie qui vous amène à travailler en équipe, vous aurez tôt ou tard à prendre en charge le travail d’une collègue absente. La bonne nouvelle dans tout ça, c’est que cela vous permettra d’élargir vos champs de compétences, d’acquérir de l’expérience et de connaître de nouvelles personnes. Et qui sait, vous pourriez peut-être même recevoir un petit supplément de salaire !



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