Adjoint administratif / Adjointe administratif

Adjoint(e) administratif(ve)

5 jours / semaine dans nos locaux du Centre-Ville de Montréal, contrat d'un an avec possibilité de permanence par la suite, bon niveau d'anglais 37.5h par semaine

Ta vie chez Alan Allman Associates

Bienvenue à bord d'un écosystème international, en pleine croissance, et où tu peux prendre part à la cocréation du futur d'Alan Allman Associates. Alan Allman Associates, c'est la force d'une grande équipe participant activement à la réussite de ses cabinets et où tous s'entraident, que ce soit entre collègues ou entre cabinets. Notre mission envers notre équipe : être un véritable « booster » de carrière pour nos talents.

Vous êtes reconnu pour votre dynamisme et votre désir d'évoluer et de contribuer activement dans une entreprise en pleine croissance ?

Alan Allman Associates est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ive) qui sera responsable de l'expérience client et candidat à notre bureau de Montréal. Cette personne appuiera les différents départements de l'entreprise par son service hors pair. Notre nouveau(elle) collègue sera choisi(e) pour son énergie, sa débrouillardise, sa polyvalence ainsi que sa capacité à bien prioriser.

Au quotidien, vous serez responsable de la logistique du bureau de Montréal, d'effectuer diverses tâches de nature administrative et d'appuyer l'équipe dans ses activités quotidiennes.

Responsabilités

Administration et vie chez Alan Allman Associates.

• Effectuer de la mise en page, de la correction et de l'assemblage de divers documents
• Assurer le support administratif pour l'équipe
• Prise en charge des différents contrats fournisseurs (café, photocopieur, entretien, etc.)
• Réservation avion, train, restaurant, etc.
• Prendre en charge la logistique générale du bureau de Montréal et s'assurer de l'ordre et de la propreté des salles et du bureau en général
• Coordonner diverses commandes, réservations, événements et projets de toutes sortes
• Participer activement à la vie sociale du bureau. Voir à la coordination des activités sociales internes de l'entreprise (club social);
• Effectuer des tâches administratives, telles que la commande de fournitures, de l'entrée de données dans les différents systèmes de base de données et du classement
• Réception des appels et accueil des visiteurs
• Assurer la gestion du courriel et des envois postaux
• Aide à la planification et à la préparation de réunions et conférences
• Et toutes autres tâches connexes.

Qualifications exigées

• Détenir un DEP ou un DEC en bureautique ou l'équivalent
• 2 à 5 ans d'expérience dans un poste d'adjointe administrative
• Excellente maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Apte à effectuer une bonne gestion de son temps et de ses priorités
• Détenir un bon jugement et un souci du détail
• La rigueur, l'autonomie et la débrouillardise sont nécessaires

Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, tant en français qu'en anglais.