Tu aimes organiser les agendas, être le point de repère de l'équipe, assurer le suivi des dossiers comptables et organiser les 5 à 7 festifs. Le poste de coordonnatrice administrative est fait pour toi.
En tant que coordonnatrice administrative, tu seras au cœur des opérations : gestion des communications, soutien à la direction, soutien administratif, planification de réunions et optimisation des processus RH. Ton sens de l'organisation, ton efficacité et ton professionnalisme permettront à l'équipe d'avancer avec fluidité et confiance.
- Temps plein ou partiel disponible
- Travail hybride
LES RESPONSABILITÉS
Gérer des agendas, organiser des rencontres ainsi que préparer la documentation pertinente. Organiser la logistique des réunions. Soutien bureautique, administratif et opérationnel afin d'accroître l'efficacité de la direction. Préparer des envois marketing. Coordonner les communications internes et externes (courriels, appels, correspondances). Commander les fournitures de bureau, des articles promotionnels etc. Coordonner les expéditions du bureau — préparer les envois aux clients et fournisseurs. Réceptionner et distribuer les colis. Organiser les voyages (avions, hébergements etc.). Gestion et organisation des projets et événements de l'agence. Rédaction, traduction et correction de documents. Assurer le bon fonctionnement de l'agence (commandes, gestion des fournisseurs, résolution de problèmes techniques). TÂCHES ADMINISTRATIVES
Mettre en ordre des factures et états de compte bancaires aux fins de préparation de la comptabilité. Entrées de données comptables. Préparer et tenir à jour les dossiers, bases de données et outils de suivi. Suivi de la facturation, réception des factures et préparation des chèques. Effectuer la facturation à partir du système de gestion interne. Faire le suivi des recevables avec les clients. Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs. COMPÉTENCES PERSONNELLES ET RELATIONNELLES
Excellente gestion des priorités. Bonne gestion du stress. Rigueur. Organisé et structuré. Entregent. Discrétion et discernement. Esprit d'équipe et de collaboration. Minutie. Débrouillardise. COMPÉTENCES TECHNIQUES
Avoir un minimum d'expérience en tant qu'adjoint(e) ou coordonnateur(trice) administratif(ve). La maîtrise de la grammaire dans les 2 langues (français et anglais) est essentielle. Parfaite connaissance de la suite Microsoft Office (notamment PowerPoint et Excel). L'ENVIRONNEMENT IMAGO
Chez Imago on ne fait pas seulement qu'engager le talent, on crée des relations de longue durée. Nous sommes une agence à échelle humaine, avec des valeurs humaines. On bâtit plus que des emplois, on bâtit des carrières. Le descriptif de poste t’interpelle, la vie d'agence te stimule et répond à tes aspirations professionnelles et personnelles. Nous serions ravis de faire ta connaissance.
Les petits plus Imago qui valent gros :
Des horaires flexibles en mode hybride avec conciliation travail-famille Possibilité de faire du télétravail à l'étranger Un horaire d'été pour profiter des vendredis ensoleillés Des journées fériées doublées Des évènements d'équipe mensuels Un offsite annuel Une ambiance de travail unique avec une équipe soudée et passionnée Des assurances collectives et un service de télémédecine 24 / 7 L'accès à de la formation continue Des journées pour la famille Des journées bien être Des incitatifs gourmands pour les journées en présentielles Et bien plus encore… Intéressé ?
Envoie ta candidature. On a hâte de découvrir ton talent.
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