Agent.e de soutien administratif, classe I - Service de la formation continue

NATURE DU TRAVAIL

Remplacement à temps complet d'une durée indéterminée

Le rôle principal et habituel du titulaire de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de la formation continue.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES (À TITRE INDICATIF)

• Réaliser une partie ou l'ensemble des travaux administratifs de son secteur d'activités, notamment celui des programmes créditables (AEC);
• Accueillir les personnes (par téléphone, par courriel, en personne ou par tout autre mode de communication), leur donner les informations relevant de sa compétence, les accompagner dans la démarche entreprise auprès du service;
• Traiter les diverses demandes, classer et repérer les documents selon les méthodes établies;
• Utiliser les outils technologiques de l'information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
• Participer à l'amélioration des processus en continu;
• Tenir à jour des banques de données et certains dossiers des personnes qu'elle assiste;
• Effectuer un ensemble de tâches en lien avec l'inscription et l'admission de candidats aux programmes et participer à certains travaux entourant le démarrage de cohortes;
• Effectuer la mise en page de textes variés et en faire la correction linguistique;
• Initier au travail les nouvelles personnes;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe liée aux activités du Service de la formation continue.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
• Avoir au moins une (1) année d'expérience pertinente.

PROFIL RECHERCHÉ

• Bonne capacité à traiter rapidement et avec soin plusieurs demandes simultanément;
• Souci d'offrir un service à la clientèle selon les normes de qualité du secteur;
• Fait preuve de professionnalisme, de créativité et de bon jugement;
• Bonne capacité à travailler en équipe;
• Bonne maîtrise de la langue française;
• Habileté avec l'utilisation des technologies de l'information et des communications, entre autres, la suite Microsoft Office 365.

L'ensemble des connaissances et attitudes requises sera évalué par divers tests ainsi qu'une entrevue : test de français et test des logiciels de la suite Microsoft Office dont Word intermédiaire et Excel de base.

Horaire de travail :
Lundi au vendredi entre 7h45 à 16h30 à raison de 7 heures par jour.

Entrée en fonction prévue :
Dès que possible.

Seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées. Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.