Description de l’offre d’emploi

Reçoit les appels téléphoniques, donne des renseignements d’ordre général ou relatif aux services, prend et achemine les messages à qui de droit. Reçoit les citoyens, contribuables et professionnels, prend les renseignements, procède à l’ouverture des dossiers et demandes de permis et les achemine à qui de droit. Au besoin, fixe un rendez-vous, fournit les informations relatives aux services sur le contenu de la réglementation d’urbanisme et de tout autre règlement en vigueur sans en interpréter le contenu.

Recueille et achemine à la personne appropriée les plaintes inhérentes aux services et en assure le suivi, produit un rapport mensuel des plaintes à la direction générale. Rédige la correspondance et prépare différents rapports, bordereaux, outils budgétaires, comptes-rendus, tableaux ou autres documents relatifs aux services, et soumet ces documents pour signature. Crée des outils de travail pour les services avec les formats Word, Excel, Publisher et PowerPoint.

Collabore pour la préparation des documents pour le comité consultatif en urbanisme, met en forme le procès-verbal et en fait la correction, fait les suivis nécessaires selon la demande de son gestionnaire. Prépare et numérise certains documents pour les réunions plénières et les séances du conseil, assemble les fichiers pour les dossiers de conseil sans papier.

Effectue la mise à jour des rapports d’interventions, des effectifs et autres rapports dans les logiciels Première Ligne et StraTJ. Commande les fournitures de bureau, complète les bons de commande et assure le suivi des achats du service, tient l’inventaire à jour pour le service de l’urbanisme. Recueille et vérifie les données pertinentes pour la saisie de la paie du service de la sécurité publique. Prépare et met à jour tous les documents relatifs à la paie. Perçoit les argents reçus et produit un reçu pour chaque encaissement. Tient à jour le système de classement et assure le suivi des différents dossiers et fichiers en fonction de la mise à jour du calendrier de conservation.

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

• Capacité d’adaptation
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Capacité à travailler en équipe

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent