Devenir secrétaire dans une commission scolaire: Mode d’emploi!

Publié le 18 Sep. 2018, par Florence Tison.

Un emploi comme secrétaire dans une commission scolaire vous intéresse? Voici comment faire étape par étape pour dénicher l’emploi de vos rêves.

Mais comment se faire embaucher? Nous avons demandé à trois commissions scolaires de Montréal, Laval et Québec, de même qu’à un ancien directeur d’école de la Commission scolaire de Montréal (CSDM). Voici ce qu’ils avaient à dire.

La bonne formation : le DEP en secrétariat

Pour être secrétaire dans une commission scolaire, le seul diplôme de 5e secondaire ne suffit pas. « On exige le DEP en secrétariat, indique Annie Vézina, coordonnatrice au secteur soutien à la Commission scolaire des Navigateurs à Lévis. Mais un DEC en bureautique, c’est excellent aussi. »

Un emploi pour vous?

En vedette

Comblé

Réceptionniste – Clinique médicale

Radiologie Varad

Centre-ville Montréal

À plein temps

11 Fév. 2019 Consulter

En vedette

Comblé

Parajuriste / Assistant(e) juridique en litige

Mitchell Gattuso S.E.N.C.

Montréal

À plein temps

30 Jan. 2019 Consulter

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Comblé

Secrétaire juridique

CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal

Montréal

À plein temps

23 Jan. 2019 Consulter

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Comblé

Adjoint(e)

LEGALIS société d’avocats

Jonquière, Saguenay, QC

À plein temps

12 Fév. 2019 Consulter

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Comblé

Secrétaire

Fédération interprofessionnelle de la santé du Québec

Québec et/ou Estrie

À plein temps

25 Jan. 2019 Consulter

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Comblé

Adjoint(e) administratif(ive) – réceptionniste

Collins Notaires

1200 McGill College Avenue, Montréal, QC

À plein temps

28 Jan. 2019 Consulter

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Comblé

Adjoint(e) administratif(ve) – Réseau de courtage

Promutuel Assurance

Québec, QC

À plein temps

15 Fév. 2019 Consulter

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Comblé

Réviseur(euse) de contenu

Secrétaire-inc

Montréal

À plein temps

4 Fév. 2019 Consulter

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Comblé

Secrétaire en gestion des ressources humaines

Société de transport de l’Outaouais

Gatineau

À plein temps

12 Fév. 2019 Consulter

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Comblé

Adjoint(e) administratif(ive)

Fondation du Centre jeunesse de la Montérégie

575 Rue Adoncour, Longueuil, QC

À plein temps

8 Fév. 2019 Consulter

Certains autres postes de soutien administratif, comme celui de technicienne en organisation scolaire, requièrent en plus une combinaison de crédits du niveau collégial et universitaire. Plusieurs commissions scolaires ont heureusement des programmes de relève.

« Certains montants sont alloués à l’interne afin d’aider les secrétaires à obtenir des équivalences collégiales pour accéder aux postes supérieurs, » fait valoir Jacinthe Descôteaux, conseillère en gestion de personnel à la Commission scolaire de Laval.

Expérience ou pas?

Pour ce qui est des références, Annie Vézina les juge préférables, évidemment. Surtout pour une secrétaire d’école primaire : « Elle a plus de responsabilités variées, estime la coordonnatrice. C’est elle qui tient le fort. » Mais les nouveaux diplômés peuvent espérer être placés en école secondaire, où les équipes sont plus étoffées, ou encore aux ressources humaines ou aux finances.

Lorsque les candidats commencent à travailler au sein de la Commission scolaire des Navigateurs, ils ont la chance d’essayer d’autres postes. « Il y en a pour tous les goûts! fait valoir Annie Vézina. Une fois que tu as accédé à des remplacements, tu as l’occasion de postuler et changer à l’interne, ce que tu ne pourrais pas faire au privé. »

Jacinthe Descôteaux parle de secrétaire — Jacinthe Descôteaux, conseillère en gestion de personnel à la Commission scolaire de Laval.

Les documents à prévoir lors du processus d’embauche

Lors du processus d’embauche, voici les documents demandés par la plupart des commissions scolaires :

Pour poser sa candidature :

Formulaire de demande d’emploi;
Formulaire de consentement pour la vérification des références;
Formulaire d’accès à l’égalité en emploi;
CV;
Copie des originaux des diplômes;
Copie des relevés de notes officiels.

Lors de l’entretien d’embauche :

Déclaration des antécédents judiciaires et accusations encore pendantes;
Auto déclaration de santé.

Lors de la séance d’engagement :

Certificat de naissance;
Preuve de citoyenneté permanente (si nécessaire).

Le test d’entrée : suite Office, écriture et correction

Le test d’entrée est l’étape la plus importante du processus d’embauche. Pour obtenir un poste permanent, il faut absolument le réussir. Le test de la plupart des commissions scolaires comporte quatre volets :

1- Word;

2- Excel;

3- Production écrite;

4- Orthographe.

Le recrutement : d’un emploi temporaire à un emploi permanent

Les postes permanents de secrétaire au sein des commissions scolaires sont rarement accessibles aux candidates à l’externe. Par contre, les postes temporaires sont fréquents et constituent une bonne porte d’entrée.

« Il y a vraiment beaucoup de besoins, insiste Jacinthe Descôteaux. Il ne faut pas se laisser intimider par le caractère temporaire. Le statut permanent peut se faire aussi vite qu’en-dedans d’un an. »

Les postes de soutien administratif dans une commission scolaire

En milieu scolaire :

Secrétaire d’école primaire
Secrétaire d’école secondaire
Secrétaire de centre de formation professionnelle

En bureau :

Secrétaire
Secrétaire de gestion
Agent de bureau
Auxiliaire de bureau

Les tâches du travail en école primaire

À quoi peuvent bien ressembler le travail d’une secrétaire en milieu scolaire? Maintenant à la retraite, Yves Perreault a été directeur et directeur adjoint d’école pendant près de 20 ans à la CSDM. Il nous a décrit en détail les tâches de sa plus grande alliée : la secrétaire d’école.

Yves-Perreault parle de la secrétaire d'école — Yves Perreault a été directeur et directeur adjoint d’école pendant près de 20 ans à la CSDM

« Une secrétaire, ça travaille en tabarouette, je vais vous le dire! souligne l’ancien directeur en riant. C’est vraiment le bras droit de la direction d’école. »

À la rentrée

Retour au travail à la mi-août.
Classer le courrier de l’été.

« Une petite montagne dans son bureau! », rigole Yves Perreault.

Prendre les messages téléphoniques.
Retirer de la liste scolaire et du système informatique les enfants dont la famille a déménagé durant l’été.
Recevoir les parents des familles qui, elles, sont arrivées durant l’été.
Monter le dossier de ces nouveaux élèves (bulletins, preuve de résidence, certificat de naissance, etc.)
Sélectionner un groupe pour les nouveaux élèves.
Passer une commande de fournitures supplémentaire pour les nouveaux élèves (Ex : des cahiers)
À l’aide des enseignants, tenir à jour la liste des élèves qui ont payé leur matériel scolaire.
Dénombrer l’argent et faire les dépôts régulièrement.

« C’est une moyenne job quant tu as 400 élèves! s’exclame Yves Perreault. Un moment donné, c’est beaucoup d’argent. »

Durant toute l’année scolaire

Faire le suivi des retards et des absences.

« Un coup que la rentrée est faite, c’est surtout ça qu’elles font », indique l’ancien directeur.

Communiquer avec les parents.
Monter le dossier du personnel.
Soigner les enfants qui se blessent.

« Les infirmières au primaire ont des mandats différents, explique Yves Perreault. Elles viennent surtout pour les vaccinations. On a demandé une fois à une infirmière de jeter un coup d’œil à une blessure. Elle a répondu que ce n’était pas son travail. Et elle avait raison! »

S’occuper des commandes matérielles.
Rédiger le courrier du directeur.

Au retour des Fêtes

Monter le dossier des nouveaux inscrits et des futurs élèves en maternelle.

« Ça aussi, c’est toute une job! s’exclame Yves Perreault. C’est une centaine de dossiers quand tu as quatre ou cinq classes de maternelle. »

Fin de l’année scolaire

Monter le dossier à envoyer aux parents en prévision de la rentrée (date de la rentrée, liste des fournitures scolaires, etc.)

La secrétaire d’école secondaire et de centre de formation professionnelle

Bien que les tâches ressemblent énormément à celles du primaire, il y a trois types de secrétaires au secondaire.

1- Secrétaires de niveau

Elles se rapportent au directeur adjoint de niveau, pour le 3e secondaire par exemple. Leurs tâches incluent surtout la prise d’absences et de retards des étudiants et le remplacement des professeurs absents.

2- Secrétaire de direction

Leurs tâches sont plus administratives : dossiers du personnel, archives et comptes rendus des conseils d’établissement qui ont lieu au moins six fois par an.

3- Secrétaire de centre de formation professionnelle

Les centres de formation professionnelle octroient des diplômes d’études postsecondaires (DEP). Il va sans dire que les tâches de la secrétaire de ces centres ressemblent à celles d’une secrétaire d’école primaire et secondaire (inscription, comptabilisation des absences, etc.), à cette différence près : il y a moins de contact avec les parents, puisqu’il s’agit d’éducation aux adultes.

Les emplois dans les bureaux de la commission scolaire

Les emplois en milieu scolaire ne se limitent pas aux écoles, loin de là! Des agents de bureaux et auxiliaires s’occupent de « tâches administratives simples à peu complexes selon des procédures précises, » explique Valérie Biron, directrice adjointe du Secrétariat général, communications et affaires juridiques de la Commission scolaire de la Pointe-de-l’Île.

« La complexité des tâches augmente avec la classe, » poursuit la directrice adjointe. « La secrétaire de gestion a le niveau le plus élevé et travaille en étroite collaboration avec des personnes qui exercent des postes de gestionnaires. » Les tâches de la secrétaire de gestion sont les plus complexes de toutes. Cette secrétaire bénéficie donc d’une grande autonomie dans son travail.

Parlons salaire à la Fédération des commissions scolaires du Québec

Curieuse de la rémunération? La voici en détail, selon la convention collective en vigueur pour le syndicat d’employés de soutien des commissions scolaires.*

Secrétaire

18,89 $ à 21,86 $

Secrétaire d’école ou de centre

19,92 $ à 23,77 $

Secrétaire de gestion

21,69 $ à 23,76 $

Agent de bureau, classe principale

22,34 $ à 25,97 $

Agent de bureau, classe I

19,92 $ à 22,74 $

Agent de bureau, classe II

18,97 $ à 20,34 $

Auxiliaire de bureau

19,21 $

*Salaire horaire pour la période allant du 1er avril 2018 au 1er avril 2019.

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