Devenir secrétaire dans un centre de services scolaire : mode d’emploi !

, par Florence Tison.

Un emploi comme secrétaire dans un centre de services scolaire vous intéresse ? Voici comment procéder, étape par étape, pour le dénicher !

Comment se faire embaucher dans un centre de services scolaire? Nous avons demandé à trois d’entre eux, de même qu’à un ancien directeur d’école de nous informer.

La bonne formation : le DEP en secrétariat

Pour être secrétaire au sein d’un centre de services scolaire, le seul diplôme de 5e secondaire ne suffit pas. « On exige le DEP en secrétariat, indique Annie Vézina, du Centre de services scolaire des Navigateurs, à Lévis. Mais un DEC en bureautique, c’est excellent aussi. »

Un emploi pour vous?

Certains autres postes de soutien administratif, comme celui de technicienne en organisation scolaire, requièrent en plus une combinaison de crédits du niveau collégial et universitaire. Plusieurs centres de services scolaires offrent d’ailleurs des formations pour aider leurs employés à se doter d’atouts supplémentaires.

« Certains montants sont alloués à l’interne afin d’aider les secrétaires à obtenir des équivalences collégiales pour accéder aux postes supérieurs, » fait valoir Jacinthe Descôteaux, conseillère en gestion de personnel au centre de services scolaire de Laval.

Avec ou sans expérience ?

Pour ce qui est des références, Annie Vézina les juge préférables, évidemment. Surtout pour une secrétaire d’école primaire : « Elle a plus de responsabilités variées, estime la coordonnatrice. C’est elle qui tient le fort. » Mais les nouveaux diplômés peuvent espérer être placés en école secondaire, où les équipes sont plus étoffées, ou encore aux ressources humaines ou aux finances.

Lorsque les candidats commencent à travailler au sein du Centre de services scolaire des Navigateurs, ils ont la chance d’essayer d’autres postes. « Il y en a pour tous les goûts ! fait valoir Annie Vézina. Une fois que tu as accédé à des remplacements, tu as l’occasion de postuler et changer à l’interne, ce que tu ne pourrais pas faire au privé. »

Jacinthe Descôteaux parle de secrétaire
Jacinthe Descôteaux, conseillère en gestion de personnel à la Commission scolaire de Laval.

Les documents à prévoir lors du processus d’embauche

Lors du processus d’embauche, voici les documents demandés par la plupart des centres de services scolaires:

Pour poser sa candidature :

  •  Formulaire de demande d’emploi
  •  Formulaire de consentement pour la vérification des références
  •  Formulaire d’accès à l’égalité en emploi
  •  CV
  •  Copie des originaux des diplômes
  •  Copie des relevés de notes officiels

Lors de l’entretien d’embauche :

Lors de la séance d’engagement :

  •  Certificat de naissance
  •  Preuve de citoyenneté ou de résidence permanente (si nécessaire)

Le test d’entrée : suite Office, écriture et correction

Le test d’entrée est l’étape la plus importante du processus d’embauche. Pour obtenir un poste permanent, il faut absolument le réussir. Le test de la plupart des centres de services scolaires comporte quatre volets :

1- Word

2- Excel

3- Production écrite

4- Orthographe

Le recrutement : d’un emploi temporaire à un emploi permanent

Les postes permanents de secrétaire au sein des centres de services scolaires sont rarement accessibles aux candidats à l’externe. Par contre, les postes temporaires sont fréquents et constituent une bonne porte d’entrée.

« Il y a vraiment beaucoup de besoins, insiste Jacinthe Descôteaux. Il ne faut pas se laisser intimider par le caractère temporaire. Le statut permanent peut se mettre en place en l’espace d’un an. »

Les postes de soutien administratif dans un centre de services scolaire

En milieu scolaire :

  •  Secrétaire d’école primaire
  •  Secrétaire d’école secondaire
  •  Secrétaire de centre de formation professionnelle

Dans un bureau :

  •  Secrétaire
  •  Secrétaire de gestion
  •  Agent de bureau
  •  Auxiliaire de bureau

Les tâches dans une école primaire

À quoi peuvent bien ressembler le travail d’un ou d’une secrétaire en milieu scolaire? Maintenant à la retraite, Yves Perreault a été directeur et directeur adjoint d’école pendant près de 20 ans. Il nous a décrit en détail les tâches de sa plus grande alliée : la secrétaire d’école.

Yves-Perreault parle de la secrétaire d'école
Yves Perreault a été directeur et directeur adjoint d’école pendant près de 20 ans à la CSDM

« Une secrétaire, ça travaille en tabarouette, je vais vous le dire ! souligne l’ancien directeur en riant. C’est vraiment le bras droit de la direction d’école. »

À la rentrée

  •  Retour au travail à la mi-août.
  •  Classer le courrier de l’été.
  •  Prendre les messages téléphoniques.
  •  Retirer de la liste scolaire et du système informatique les enfants dont la famille a déménagé durant l’été.
  •  Recevoir les parents des familles qui, elles, sont arrivées durant l’été.
  •  Monter le dossier des nouveaux élèves (bulletins, preuve de résidence, certificat de naissance, etc.)
  •  Sélectionner un groupe pour les nouveaux élèves.
  •  Passer une commande de fournitures supplémentaires pour les nouveaux élèves
  •  Avec les enseignants, tenir à jour la liste des élèves qui ont payé leur matériel scolaire.
  •  Dénombrer l’argent et faire les dépôts régulièrement.

Au cours de l’année scolaire

  •  Faire le suivi des retards et des absences.

« Une fois que la rentrée est faite, c’est leur tâche principale », indique l’ancien directeur.

  •  Communiquer avec les parents.
  •  Monter le dossier du personnel.
  •  Soigner les enfants qui se blessent.

« Les infirmières au primaire ont des mandats différents, explique Yves Perreault. Elles viennent surtout pour les vaccinations. On a demandé une fois à une infirmière de jeter un coup d’œil à une blessure. Elle a répondu que ce n’était pas son travail. Et elle avait raison ! »

Au retour des Fêtes

  •  Monter le dossier des nouveaux inscrits et des futurs élèves en maternelle.

« Ça aussi, c’est toute une job ! s’exclame Yves Perreault. Cela représente une centaine de dossiers quand il y a quatre ou cinq classes de maternelle. »

À la fin de l’année scolaire

  •  Monter le dossier à envoyer aux parents en prévision de la rentrée (date de la rentrée, liste des fournitures scolaires, etc.)

Être secrétaire dans une école secondaire et dans un centre de formation professionnelle

Bien que leurs tâches ressemblent énormément à celles du primaire, il y a trois types de secrétaires au secondaire.

1- Secrétaires de niveau

Elles se rapportent au directeur adjoint de niveau, pour le 3e secondaire par exemple. Leurs tâches consistent surtout à consigner les absences et retards des étudiants, ainsi que le remplacement des professeurs absents.

2- Secrétaires de direction

Leurs tâches sont plus administratives : dossiers du personnel, archives et comptes-rendus des conseils d’établissement qui ont lieu au moins six fois par an.

3- Secrétaires de centre de formation professionnelle

Les centres de formation professionnelle octroient des diplômes d’études postsecondaires (DEP). Il va sans dire que les tâches des secrétaires de ces centres ressemblent à celles des secrétaires d’écoles primaires et secondaires (inscriptions, comptabilisation des absences, etc.), à cette différence près : il y a moins de contact avec les parents, puisqu’il s’agit d’éducation aux adultes.

Travailler directement dans un centre de services scolaire

Les emplois en milieu scolaire ne se limitent pas aux écoles, loin de là ! Des agents de bureaux et auxiliaires s’occupent de « tâches administratives simples à peu complexes selon des procédures précises, » explique Valérie Biron, du Centre de services scolaire de la Pointe-de-l’Île.

« La complexité des tâches augmente avec la classe, » poursuit la directrice adjointe. « La secrétaire de gestion a le niveau le plus élevé et travaille en étroite collaboration avec des personnes qui exercent des postes de gestionnaires. » Les tâches de la secrétaire de gestion sont les plus complexes de toutes. Cette secrétaire bénéficie donc d’une grande autonomie dans son travail.

Parlons salaires !

Êtes-vous curieux de savoir à quelle rémunération ont droit les employés administratifs des centres de services scolaires du Québec ? En voici une idée pour celui de Montréal.*

  •  Secrétaire : 71 691 $ par an
  •  Secrétaire de gestion : 73 320$ par an
  •  Agent de bureau : 23,13 $ de l’heure
  •  Technicien en administration : 25,42 $ de l’heure
  • Adjoint de direction : 108 774 $ par an

*Barèmes en vigueur au mois de septembre 2021.

Comment trouver un emploi de secrétaire pour un centre de services scolaire sur Secrétaire-inc ?

Secrétaire-inc facilite votre recherche d’emploi, que ce soit pour intégrer les rangs d’un centre de services scolaire, ou toute autre type deee   structure ! Voici comment procéder en quelques clics.

1- Créez-vous un profil

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2- Recherchez un emploi

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3- Postulez

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