Commis de bureau

Quelle est la définition d'un commis de bureau ?

Un commis de bureau est un professionnel qui réalise des tâches administratives au sein d'un service ou d'une entreprise. Il facilite aussi la communication, la gestion et la coordination entre les différents acteurs de sa structure, si bien qu’il est autant impliqué dans le contact humain et le travail en équipe, que dans les tâches administratives. Il peut travailler dans tous les secteurs d'activité possible : éducation, industrie, santé, commerce, tourisme, finance, etc. Ses responsabilités varient selon son lieu de travail et son autonomie. Le commis de bureau doit maîtriser les outils informatiques, comme les logiciels de bureautique, de gestion, de comptabilité, etc. Il doit aussi être à l'aise avec le français écrit et oral, et éventuellement avec l'anglais ou d'autres langues, selon son secteur d'activité.

En quoi consiste le travail d'un commis de bureau ?

Le travail d'un commis de bureau est très diversifié et demande de la polyvalence, de l'organisation et de la rigueur. Voici une liste de tâches qu’on peut associer à cet emploi :

• Accueillir les visiteurs, les clients ou les fournisseurs
• Répondre au téléphone et aux courriels
• Classer, archiver et numériser des documents
• Saisir, mettre en forme et diffuser des rapports, des lettres, des factures, des devis, etc.
• Gérer le courrier, les agendas, les réservations, les commandes, les inventaires, etc.
• Effectuer des opérations comptables de base, comme la facturation, le paiement et la tenue de caisse
• Collaborer avec les autres services ou les partenaires externes

Quel est le salaire d'un commis de bureau ?

Le salaire d'un commis de bureau dépend de plusieurs facteurs, comme le secteur d'activité et une spécialisation potentielle. Selon le Guichet-Emplois (période de référence 2023-2024), le salaire d'un commis de bureau au Québec se situe entre environ 30 212 $ et environ 60 060 $ par année, avec un salaire médian d'environ 42 006 $ par année.

Quels sont les avantages sociaux d'un commis de bureau ?

Les avantages sociaux d'un commis de bureau sont liés à ses conditions de travail, variable pour chaque employeur. Il peut bénéficier de :

• Un horaire de travail stable
• Des congés payés, comme les vacances, les jours fériés et les congés de maladie.
• Un régime de retraite, auquel l'employeur et le salarié cotisent
• Un régime d'assurances collectives, qui couvre les frais médicaux, dentaires, d'optique, etc.
• Des possibilités de formation continue, pour se perfectionner ou se réorienter
• Des possibilités d'évolution de carrière vers des postes de supervision, de coordination ou de gestion

Quel diplôme faut-il avoir pour être commis de bureau ?

Devenir commis de bureau au Québec ne nécessite à la base que peu d’études, en l’occurrence un secondaire 5. Pour se distinguer de ses concurrents, des commis peuvent décrocher un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat pour pouvoir travailler. Le DEP en secrétariat est une formation de niveau secondaire d'une durée de 1 485 heures, s'étalant sur environ 14 mois selon Inforoute FPT. Cette formation permet d'acquérir les compétences de base du métier, comme la maîtrise des logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation et de gestion de courriels, la rédaction et la correction de documents, la gestion de l'information et la communication professionnelle. Certains employeurs peuvent aussi exiger des certifications ou des formations spécifiques, selon le secteur d'activité ou les tâches à accomplir.

Quels sont les horaires de travail d'un commis de bureau ?

Les horaires de travail d'un commis de bureau sont généralement fixes et réguliers, du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h ou de 9 h à 18 h. Il peut cependant y avoir des exceptions, avec des horaires de travail le soir, le week-end ou les jours fériés. Le commis de bureau travaille habituellement dans un bureau, mais il peut aussi se déplacer occasionnellement pour assister à des réunions, des formations ou des événements. Le commis de bureau peut aussi avoir la possibilité de faire du télétravail, partiellement ou totalement, selon les conditions de son employeur et les outils à sa disposition.

Quels sont les avantages et les inconvénients du métier de commis de bureau ?

Le métier de commis de bureau consiste à effectuer des tâches administratives variées, avec des avantages et des inconvénients à la clef.

Voici quelques avantages du métier de commis de bureau :

• La polyvalence et la variété des tâches, dans un poste non spécialisé.
• La diversité des secteurs d'activité où un commis de bureau peut travailler
• La stabilité et la sécurité de l'emploi, grâce à la forte demande en personnel administratif
• Des conditions de travail généralement agréables.

Les inconvénients du métier de commis de bureau sont :

• La routine et la monotonie de certaines tâches, qui peuvent être répétitives et peu stimulantes.
• La pression et le stress liés aux délais, à la charge de travail et aux exigences de qualité.
• La concurrence et la compétitivité sur le marché du travail, surtout si on a une formation minimale.
• Le salaire souvent modeste, qui ne reflète pas toujours la valeur du travail effectué.

Quelles sont les qualités d'un commis de bureau ?

Pour exercer le métier de commis de bureau, il faut posséder certaines qualités essentielles :

• La rigueur et l'organisation, pour gérer efficacement les tâches administratives et respecter les procédures.
• La rapidité et la précision, pour traiter les données et les documents avec fiabilité et sans erreur.
• Une bonne communication, pour interagir avec les clients, les collègues, les supérieurs et les partenaires.
• La maîtrise des outils informatiques, pour utiliser les logiciels et les applications nécessaires au métier.
• L'autonomie et l'esprit d’initiative, pour s'adapter aux situations et proposer des solutions.
• La discrétion et la confidentialité, pour respecter les informations sensibles et personnelles.

Quels sont les acquis professionnels d'un commis de bureau ?

Un commis de bureau acquiert plusieurs expertises professionnelles et personnelles à son travail ou en réalisant des formations supplémentaires :

• La capacité à effectuer des tâches administratives variées, telles que la saisie de données, la gestion du courrier, la rédaction de documents, la tenue de dossiers, l'accueil des visiteurs, etc.
• La connaissance des normes et des règles applicables au métier, telles que la grammaire, l'orthographe, la mise en forme, la nomenclature, la classification, etc.
• L’utilisation d’outils informatiques, tels que les logiciels de traitement de texte, de bases de données, de classements, de courriels, etc.
• Une facilité à travailler en équipe, en collaboration avec les autres membres du personnel administratif, les gestionnaires, les clients, les fournisseurs, etc.
• Le développement d’aptitudes personnelles comme la rigueur, l'organisation, la rapidité, la précision, la communication, l'autonomie, etc.

Quelles sont les perspectives d'emploi d'un commis de bureau ?

Selon le Guichet-Emplois, les perspectives d'emploi pour les commis de bureau au Québec sont qualifiées de « Limitées » pour la période 2025 à 2027 : la décroissance d'emploi prévue devrait entraîner l'abolition de certains postes, et l'intégration de l'intelligence artificielle permet désormais d'automatiser plusieurs tâches administratives autrefois confiées à ces employés, au profit de professions plus polyvalentes nécessitant un niveau de formation supérieur.

Quelles formations supplémentaires peut aller chercher un commis de bureau ?

Un commis de bureau peut aller chercher des formations supplémentaires pour améliorer ses compétences, se spécialiser dans un domaine ou évoluer dans sa carrière. Il peut choisir :

• Des formations courtes, qui permettent d'acquérir des connaissances ou des habiletés spécifiques, comme la rédaction administrative, la comptabilité informatisée, la gestion du temps, le service à la clientèle, etc.
• Des formations professionnelles de niveau secondaire qui permettent d'obtenir un diplôme d'études professionnelles, un certificat (DEP) ou une attestation dans un domaine lié au métier, comme le secrétariat juridique, le secrétariat médical, la comptabilité ou la gestion.
• Des formations collégiales, qui permettent d'obtenir une attestation d’études collégiales (AEC) spécialisée, ou bien de décrocher une technique en bureautique, en informatique ou en documentation.
• Des formations universitaires pour les plus ambitieux. Les intéressés peuvent étudier pour obtenir un baccalauréat, une maîtrise ou un doctorat dans un domaine lié à leur métier, comme l'administration, la gestion, la comptabilité, les ressources humaines, le droit, la communication, etc.

À quelles carrières peut prétendre un commis de bureau ?

Un commis de bureau peut prétendre à différentes carrières, selon ses intérêts, ses compétences, son expérience et sa formation. En voici quelques exemples :

• Agent de bureau, une personne qui effectue des tâches administratives spécialisées, comme l’application de règlements, la délivrance de permis ou le suivi des plaintes.
• Adjoint administratif, qui effectue des tâches administratives plus complexes qu’un commis.
• Adjoint exécutif, qui assiste un ou plusieurs cadres, en s’occupant de leurs agendas, en leur préparant des rapports, en effectuant pour eux des recherches, en supervisant des projets, en contrôlant des budgets, etc.

Un commis de bureau qui se forme à un niveau supérieur peut aussi se réorienter vers d'autres domaines d'activité :

• Documentaliste, qui collecte, organise, analyse et diffuse des documents ou des informations, en utilisant des méthodes, des outils et des systèmes de gestion documentaire.
• Gestionnaire, qui planifie, organise, dirige et contrôle les ressources humaines, matérielles et financières d'une entreprise ou d'un service, en visant l'atteinte des objectifs et la satisfaction des clients.
• Coordonnateur ou directeur des communications, à savoir la personne qui conçoit, rédige et diffuse des messages, des documents ou des contenus destinés à informer, à promouvoir ou à persuader un public cible, en utilisant différents médias et supports.

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