Comment rédiger une lettre de présentation de secrétaire

, par Florence Tison.

Augmentez vos chances de décrocher un emploi d’adjointe avec une lettre de présentation à votre image. On vous dit tout sur la lettre de motivation!

La lettre de présentation ou motivation accompagne le CV sans répéter ce qu’il contient. Elle devrait être adaptée à tout poste auquel on postule, donc personnalisée à chaque fois.

Marianne Lemay, directrice culture et marque chez Cangaroo, nous aide à faire le tour. « La lettre de présentation sert à se vendre, à vendre l’idée qu’on a besoin de vous, mais sans vous surestimer. »

Un emploi pour vous?

Préparation à la rédaction

Emploi Québec a plusieurs conseils pour vous avant de taper votre lettre de présentation.

  •    Gardez votre cv et l’offre d’emploi à portée de main.
  •    Informez-vous sur l’entreprise : sa taille, ses activités, sa clientèle, ses projets…
  •    Vous devriez trouver tout ce dont vous avez besoin sur le site de l’employeur.
  •    Remarquez surtout les sections « À propos », ou encore « Notre mission » sur le site pour vous en inspirer lors de la rédaction. Selon Marianne Lemay, il est important de « parler sur le ton que l’entreprise utilise ».
  •    Réfléchissez à ce qui vous intéresse dans l’offre d’emploi, et comment vos compétences et expériences peuvent vous mettre en valeur, sans répéter le contenu de votre cv.
  •    Notez bien le nom et le titre de la personne à qui vous devez envoyer votre candidature.

La rédaction de la lettre de présentation

De quoi parle-t-on, dans une lettre de présentation? « Ce que je privilégie, c’est de parler de soi et de notre motivation, explique Marianne Lemay, mais aussi de ce en quoi ça va aider l’entreprise qu’on soit là. »

N’hésitez pas à montrer votre sens de l’humour à travers le ton de la lettre, si toutefois ça vous représente! La clé, c’est de « vraiment montrer notre personnalité », estime Marianne Lemay.

On attend d’une secrétaire qu’elle écrive bien, alors révisez-vous! Le logiciel Antidote peut vous donner un fier coup de main.

1er paragraphe

Dans le premier paragraphe de votre lettre, expliquez pourquoi vous vous intéressez à ce poste, et pourquoi à cette entreprise. C’est le moment de mettre à profit ce que vous avez trouvé sur le site de l’entreprise.

2e paragraphe

Le deuxième paragraphe sert à parler de vous, et donc à détailler « en quoi vous allez bien avec le poste et l’entreprise par rapport à vos expériences, sans répéter votre cv », souligne Marianne Lemay.

Vantez-vous sans trop en mettre, par exemple en expliquant comment vous avez acquis certaines qualités en lien avec le poste que vous convoitez.

3e paragraphe :

Le troisième paragraphe sert à exposer concrètement ce que vous pouvez apporter à l’entreprise en abordant les besoins de l’employeur.

Conclusion

« Vous pouvez finir avec quelque chose d’enjoué, indique Marianne Lemay. Vous pouvez même oser mettre un point d’exclamation à quelque part. »

Au moment de l’envoi

Tout dépendant du mode d’envoi des candidatures, un peu plus de rédaction peut être nécessaire. Si c’est par courriel, pensez à écrire un message d’accompagnement qui contient les éléments suivants :

  •    Pourquoi le poste vous intéresse;
  •    Comment vous en avez entendu parler;
  •    Vous envoyez donc votre cv;
  •    Vous avez hâte d’avoir des nouvelles.

« Ce message-là, c’est ce qui vous fait remarquer, insiste Marianne Lemay. Ça montre votre personnalité dès le départ. »

Vous attachez votre cv et la lettre de présentation au courriel, et le tour est joué.

Pas toujours lue?

Attention : votre lettre ne sera peut-être pas lue du tout.

Certaines entreprises reçoivent plus de 500 candidatures par semaine, et beaucoup d’entre elles ont un système de filtrage des CV par mots clés. Les lettres qui les accompagnent sont rarement lues.

« Seulement si le CV est intéressant! indique Marianne Lemay. Le CV est à coté, on le lit avant, et 70% du temps on ne lit pas la lettre. »

Quoiqu’il en soit, la lettre demeure importante : si votre CV passe l’étape de la sélection, il est très probable que le recruteur lise votre lettre de présentation pour confirmer sa prise. À vous de l’appâter avec une lettre parfaite… et à votre image!

5 erreurs à ne pas commettre dans sa lettre de présentation

1. Répéter son cv

« Une erreur qu’on fait souvent, c’est de répéter ce qu’on dit dans le cv, indique Marianne Lemay. Ça ne sert à rien! »

2. Le modèle tout prêt

« Ne prenez pas de lettre de présentation toute faite, met en garde Marianne Lemay. La lettre sert à montrer qui vous êtes. Vous pouvez prendre un template pour les paragraphes, mais le texte doit venir de vous. Ça doit montrer votre personnalité. »

3. Toutes les compétences requises

On doit à tout prix éviter d’écrire dans sa lettre que l’on possède toutes les compétences requises pour un poste, comme Marianne Lemay le lit souvent. « Ce n’est pas vrai! »

Tentez plutôt de mentionner des compétences qui ne sont peut-être pas présentes dans l’offre d’emploi, mais qui sont recherchées chez une adjointe.

4- Fautes

On s’attend à ce qu’une adjointe maîtrise bien la langue. Toute bonne impression s’effondre à la première faute d’orthographe, de grammaire ou même de frappe.

5- Salutations distinguées

« Des salutations distinguées en 2018, je trouve ca un peu awkward », rigole Marianne Lemay. Il y a des manières plus… disons, modernes de clore une lettre de présentation, sans nécessairement écrire « Bye! ».

Dans le domaine financier, on peut très bien écrire « cordialement ». Dans un domaine plus créatif, on peut se permettre d’être nous aussi plus créatives.

Exemple de lettre de présentation

Voici un modèle de lettre de présentation fourni par Emploi Québec. Nous vous conseillons fortement de ne pas reprendre le contenu en entier, mais plutôt de vous inspirer du format.

« À force de lire des lettres qui sont toute pareilles, les gens ne les lisent plus! maintient Marianne Lemay. À quoi bon les ouvrir ? »

Montréal, le 10 avril 2010

Monsieur Roger Simard

Directeur des ressources humaines

Entreprise X.Y.Z.

324, boulevard des Tulipes

Montréal (Québec)  H8H 2R5

Objet : Demande d’emploi

Monsieur,

À la suite de notre conversation téléphonique du 9 avril dernier, je désire vous offrir mes

services à titre d’adjointe administrative. Vous trouverez, ci-joint, mon curriculum vitæ.

Comme vous le constaterez à la lecture de celui-ci, j’ai une formation liée à l’administration et à la bureautique et plusieurs années d’expérience pertinente. Je suis bilingue et je travaille aisément avec les différents logiciels mentionnés dans mon CV. Enfin, par mon dynamisme, mon esprit d’équipe et ma disponibilité, je pourrai remplir efficacement les tâches qui me seront confiées.

J’ai visité le site Internet d’Entreprise X.Y.Z., ce qui m’a permis d’en apprendre davantage sur les produits et services que vous offrez à votre clientèle. Je serais très intéressée à occuper un poste au sein de votre entreprise, qui favorise une approche innovatrice en matière de service à la clientèle et qui est reconnue pour son dynamisme.

Je vous remercie de l’attention que vous porterez à ma candidature et je demeure disponible pour vous rencontrer.

Je vous prie de recevoir, Monsieur, mes meilleures salutations.

Sophie Lapointe

123, rue des Ormes

Montréal (Québec)  H8H 2H2

514 555-1212

Courriel : sophie.lapointe@courriel.com



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