Être adjointe administrative au Québec

, par Florence Tison.

Formation, stage, premier emploi, salaire, journée typique : on vous dit tout sur la carrière d’adjointe administrative au Québec!

L’adjointe administrative, ou secrétaire, épaule les gestionnaires et les professionnels en effectuant des tâches administratives pouvant être très complexes. Un sondage d’OfficeTeam démontre toute la valeur de leur travail :

• Les professionnels de l’administration permettent à leurs gestionnaires de gagner en moyenne 101 minutes de productivité par jour;

Un emploi pour vous?

• 100 % des cadres signalent que leur adjoint constitue un facteur important de leur réussite;

• Trois gestionnaires sur quatre (75 %) croient que les responsabilités des professionnels de l’administration ont augmenté au cours des cinq dernières années;

• Parmi les cadres, 64 % affirment que leur personnel administratif dispose maintenant de possibilités de croissance professionnelle plus prometteuses qu’il y a cinq ans.

Selon l’Analyse de la profession en secrétariat du ministère de l’Éducation du Québec, il existe plus de 30 appellations correspondant au titre de secrétaire. À l’Association du personnel de soutien administratif du Québec, on en dénombre une centaine!

Mais au fait…

Adjointe administrative ou secrétaire?

Techniquement, c’est la même chose! Mais en pratique, l’appellation est différente au Québec et au Canada.

L’appellation d’adjointe ou de secrétaire varie selon la Classification nationale des professions (CNP) au Canada ou l’Information sur le marché du travail (IMT) au Québec. La CNP privilégie adjointe administrative, et l’IMT secrétaire.

Au sein de la profession, on préfère « adjointe administrative ». L’appellation de secrétaire ne rendrait pas justice aux nouvelles tâches et responsabilités confiées aux professionnelles, dont beaucoup sont en lien avec l’informatique.

Formation : DEP ou DEC?

Que choisir entre diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique? Les intervenantes de chacun des milieux prêchent pour leur paroisse respective, et on les comprend.

Mais qu’elles soient du DEP ou du DEC, toutes les intervenantes ont tenu à souligner l’importance du travail des adjointes.

« Le problème qu’on partage, autant le DEC que le DEP, c’est de valoriser la fonction de travail, expose Marie-Claude Pineault, directrice des études au Cégep de Sorel-Tracy. Quand un jeune dit : “J’ai le goût d’être secrétaire“, il se fait répondre : “Hein, t’as donc bien pas d’ambition!”. Ce n’est pas valorisé dans la société. Pourtant, Dieu sait si on en a besoin! »

Le DEP en secrétariat en bref

Le DEP en secrétariat a une durée de 1485 heures de cours, stages inclus, soit trois sessions à temps plein ou 13 mois. La formation est offerte dans près d’une centaine d’établissements à travers le Québec.

Le programme a bénéficié d’une refonte entière en 2016. Le nouveau DEP est offert depuis l’automne dernier.

« On n’est pas en arrière de cinq à dix ans au niveau des pratiques! s’exclame la directrice adjointe – Secrétariat à l’EMICA Manon Moreau. On a un nouveau programme tout chaud et collé sur les nouvelles technologies. Ça répond mieux encore au marché du travail, et ça le devance même pour être à jour partout. Quand nos secrétaires sortent, elles sont très bien équipées. »

Manon Moreau, directrice adjointe - Secrétariat à l’EMICA.
Manon Moreau, directrice adjointe – Secrétariat à l’EMICA.

Le DEC en techniques de bureautique en bref

Le programme du DEC en techniques de bureautique a une durée 2 385 heures, dont 1 725 heures de cours spécialisés, stages inclus.

« C’est 240 heures de spécialisation de plus qu’au DEP, » souligne Valérie Montreuil, professeure et coordonnatrice départementale en techniques de bureautique au Cégep André-Laurendeau de Montréal.

Ces 240 heures s’expliquent par des cours supplémentaires, plus précisément par « 10 compétences qui sont au DEC et qui ne se retrouvent pas au DEP, » indique la directrice des études au Cégep Sorel-Tracy Marie-Claude Pineault.

« Tous les DEC (liés au secrétariat) ont des cours de comptabilité et de finance », ajoute Valérie Montreuil.

Finalement, DEP ou DEC?

Selon bien des intervenantes du milieu, la comparaison n’a pas lieu d’être : ce serait comme comparer une pomme à une orange.

Si le DEC permet théoriquement d’ouvrir davantage de portes, le contexte de pénurie de main-d’œuvre donne tout autant de chances aux finissantes du DEP. Quant aux formations, si l’une est plus courte et plus technique, l’autre donne plus de place à la réflexion.

En bout de ligne, ce sont souvent les besoins immédiats des étudiantes qui vont primer. On veut un diplôme rapidement? On aura un diplôme rapidement, et d’excellentes perspectives d’emploi en plus.

Pour vous donner une idée du coût de chaque formation en secrétariat, jetez un oeil à cet article!

Comment trouver un stage d’adjointe

Les offres de stage en secrétariat ne courent pas les rues. Mais ça ne signifie pas pour autant qu’il soit impossible d’en faire un! Voici quelques pistes pour trouver le stage de vos rêves.

• L’école

Les écoles de secrétariat disposent généralement d’une banque de données. Elles ont des partenariats avec les entreprises qui leur permettent de placer en priorité l’une de leurs étudiantes. C’est le premier réseau que vous devez activer, et le plus sûr! 

Plusieurs écoles telles que l’EMICA proposent aussi des journées carrière où les étudiantes peuvent directement échanger avec de nombreux employeurs.

La Journée carrière de l’EMICA présentait cette année 15 employeurs provenant autant du public que du privé.

• Le réseau des anciennes élèves

Elles sont passées par la même école que vous et sont à présent secrétaires dans les entreprises qui vous attirent. Faire marcher le réseau des anciennes étudiantes est un moyen efficace de dénicher le stage dont vous avez besoin. Elles sauront ainsi se porter garantes de la qualité de la formation que vous avez suivie.

• Les offres de stage

Elles sont peu fréquentes, mais elles existent. Secrétaire-inc affiche de temps en temps des propositions de stage. Les organismes publics, bénévoles ou d’aide à la personne ont besoin de stagiaires en secrétariat. Entre autres, l’équipe du Centre jeunesse de Montréal en accueille régulièrement.

• Les agences de placement

Certaines agences, comme Accès-Stage, sont spécialisées dans le placement des étudiants en stage, particulièrement pour le secrétariat juridique. Si vous ne disposez que d’un temps très court pour trouver le stage de vos rêves, les contacter peut être une bonne idée. Attention! Ce placement n’est pas gratuit, mais les agences proposent des tarifs adaptés aux étudiants.

• La candidature spontanée

Listez le nom et le numéro de téléphone des entreprises qui vous intéressent, puis contactez-les en commençant par celle qui vous plaît le plus. Demandez à parler à la personne responsable du recrutement. 

Vous pouvez également contacter les employeurs potentiels par courriel ou par LinkedIn, par exemple. Expliquez rapidement votre démarche, et joignez toujours votre CV.

Gardez en tête qu’un stage est rarement rémunéré, mais qu’il peut être un véritable tremplin vers le monde du travail.

Le salaire des adjointes administratives au Québec

Au Québec en 2019, une adjointe administrative gagne en moyenne 38,441 $ par année. Les débutantes canadiennes reçoivent 25 350 $ et leurs consoeurs plus expérimentées peuvent gagner jusqu’à 59 234 $, indique Neuvoo.

Être adjointe administrative junior : trucs et conseils

Vous êtes junior et fraîchement sortie de l’école, et quelques jours à votre premier boulot suffisent pour vous désenchanter : non, vous n’avez rien appris à l’école. La vie, ce n’est pas comme dans les livres. 

Certains de vos gestes et certaines de vos actions sont mal perçus et vous vous sentez jugée. Vous êtes invitée à une conversation, mais vous n’y comprenez tellement rien que vous vous sentez exclue. On vous donne ici un petit coup de main.

Le jargon de bureau

Vous recevez un courriel, et la personne qui vous l’envoie n’a écrit que trois lettres : PTI ou FYI. Ces trois lettres signifient que vous devez lire l’information contenue dans la pièce jointe ou dans le courriel transféré. PTI signifie « pour ton information ». FYI est la version anglaise signifiant « for you information ».

Vous êtes conviée à un briefing (ou déclinaisons sur le même thème : un “brief” ou “on va vous briefer”). Le briefing, c’est l’explication orale ou écrite des grandes lignes d’un projet à venir.

La rencontre où l’on discute en groupe pour développer les concepts s’appelle le brainstorm. Vous entendrez parfois « remue-méninges ».

Quand le concept est trouvé, il faut le présenter. Ça, c’est le pitch, une courte présentation avec quelques éléments visuels si nécessaires.

Si, au début d’un projet, il y a le briefing, en fin de projet, il y a le débriefing. Durant cette rencontre ou cette conférence téléphonique, les différents intervenants discutent de ce qui s’est bien passé et de ce qui n’a pas fonctionné comme prévu.

Si quelqu’un vous dit ou vous écrit ASAP, c’est le temps de bouger. ASAP est l’acronyme de as soon as possible (le plus rapidement possible).

Si quelqu’un vous dit qu’il y a un enjeu, ça veut dire qu’il y a un petit problème à contourner ou un défi à relever.

Si quelque chose a de l’impact ou va impacter sur autre chose, il faut comprendre qu’il y aura des conséquences, des répercussions.

Vivre ensemble au bureau

Chaque entreprise a ses propres règles non écrites. On ne vous les dira pas. C’est en observant comment les autres autour de vous fonctionnent et comment ils réagissent à vos actions que vous les apprendrez. 

Certaines de ces règles se trouvent cependant partout et font partie de ce que l’on appelle le « vivre ensemble ».

• Limitez les conversations privées et éteignez votre cellulaire.

• Accordez une certaine importance à votre apparence, votre tenue, vos cheveux, vos dents.

• Ayez déjeuné avant de franchir la porte afin d’être productive dès votre arrivée.

• Informez-vous sur l’utilisation d’Internet sur vos heures de travail. À moins que votre poste ne l’exige, ne visitez pas vos réseaux sociaux.

• Écoutez votre musique avec un casque d’écoute. Cependant, ne vous isolez pas dans votre bulle. Soyez parfois disponible pour autrui.

Une journée type dans la vie d’une adjointe

Dans la journée d’une adjointe administrative, les journées se suivent et ne se ressemblent pas, comme l’indique Lily Gagnon en parlant de ses tâches quotidiennes : « Je crois que c’est faire un peu de tout, sauf ce que j’avais prévu! »

Alors, à quoi ressemble la journée typique d’une adjointe?

« Nous ne chômons pas, écrit Catherine Mathieu. Outre les tâches basiques telles que la gestion de la boîte de courriels et du calendrier du directeur général, il y a la planification des séances de CA des diverses entités dont on a la gestion en plus de l’entreprise où je travaille, la gestion du bureau, et le soutien aux ressources. Mes journées passent et ne se ressemblent pas. »

Quoi d’autre? Voici quelques tâches typiques de l’adjointe énumérées par Sab Noel et Andrée Bellefeuille.

• Courriels

• Fax, appels et messages vocaux

• Préparation d’expéditions

• Facturations détaillées

• Dossiers prioritaires

• Diriger les clients

• Impressions diverses

• Participation à des comités de travail et rencontres statuaires

• Effectuer des paiements

… Sans oublier les tâches connexes et autres urgences, « le tout, entrecoupé de multiples demandes de supérieurs, collègues ou subalternes, » spécifie Andrée Bellefeuille.

Une grande dose d’imprévu semble en effet s’ajouter aux journées de travail des adjointes administratives! 

« J’ai appris à ne jamais planifier une journée de travail lorsque mon patron est absent, illustre Catherine Mathieu, car je sais que je ne serai pas en mesure de faire ce que j’avais planifié. »

Les outils indispensables de l’adjointe administrative

Depuis l’émergence des nouvelles technologies et de l’Internet, la photocopieuse et la machine à café ne sont pas les seuls outils de travail utilisés par les secrétaires d’aujourd’hui.

Voici les outils indispensables des adjointes modernes.

La suite Office

Si autrefois les secrétaires écrivaient à l’aide d’une machine à écrire, c’est aujourd’hui l’ordinateur qui l’a remplacée et sa suite Office. Sans oublier les présentations PowerPoint et les logiciels de bases de données comme FileMaker qui sont employés selon le milieu.

Le web 2.0

Selon les milieux, certaines adjointes vont devoir utiliser les réseaux sociaux tels que Facebook et Twitter, ou encore faire de la mise en ligne ainsi que de la gestion de site grâce à WordPress. Pour ce qui est de la fréquentation du site web, on utilise Google Analytics.

Les courriels

Plusieurs compagnies utilisent des applications web d’envoi massif de courriels. Directement sur le web, ces applications permettent de créer et d’envoyer des courriels à une longue liste de contacts. Certaines applications ont des modèles «prémontés» et demandent une base en HTML pour pouvoir faire des modifications. 

Outlook est la messagerie qu’on utilise le plus fréquemment, encore plus que le courrier traditionnel ou le télécopieur.

Édition

Certains domaines requièrent l’utilisation de logiciels de mise en page. On peut utiliser Publisher ou InDesign. Pour la retouche d’image ou édition de photos, il y a Gimp ou Photoshop.

Outils de collaboration

Les outils de collaboration en ligne tels que SurveyMonkey qui offrent des sondages en ligne sont très utiles pour compiler certaines informations ou encore des disponibilités. Les sites de partage de fichiers facilitent aussi la tâche – Dropbox, SkyDrive sur Microsoft ou Drive avec Google.

Du changement

L’avènement des nouvelles technologies a changé la façon d’aborder le travail. Ces changements demandent à l’adjointe une certaine capacité à s’adapter.

Mais si certaines choses changent, d’autres ne changent pas. Il n’y a pas de bureau sans téléphone, même si les appels à gérer se font plus rares. Malgré la vidéoconférence avec l’ordinateur, le téléphone reste un outil indispensable au quotidien.

Aller plus loin encore dans les responsabilités

Il arrive fréquemment que les adjointes administratives s’acquittent de tâches ne faisant pas partie de leur description de poste traditionnelle… et on ne parle pas ici de faire du café!

Des gestionnaires sondés par OfficeTeam ont fourni les exemples d’occasions où des professionnels de l’administration sont allés au-delà des attentes fondées :

• « Analyser des données et repérer des clients potentiels pour l’entreprise. »

• « Former des collègues sur le fonctionnement d’outils technologiques. »

• « Fournir du soutien pour la sélection de curriculum vitae, l’affichage d’emplois et l’organisation d’entrevues. »

• « Encadrer de nouveaux employés. »

• « Collaborer avec l’équipe des ressources humaines (RH) afin d’établir les programmes de rémunération des candidats et de leur envoyer les lettres d’offre. »

• « Envoyer des cartes d’anniversaire et des fleurs à tous les membres de l’équipe. »

• « Contribuer au programme de reconnaissance des employés, à une initiative pour les vétérans et au recrutement des candidats. »

• « Rattraper un camion de messagerie afin de récupérer un colis manquant. »

Vous aussi, vous voulez en faire plus et progresser dans votre carrière? Quelques conseils de la recruteuse chez ZSA Stéphanie Séguin.

Stéphanie Séguin, conseillère senior au recrutement chez ZSA.
Stéphanie Séguin, conseillère senior au recrutement chez ZSA.

 

1. Démarquez-vous! Vous pouvez offrir votre aide à vos collègues pour l’exécution de certaines tâches selon vos compétences, sans évidemment demander une faveur en retour…

2. Ne vous imposez pas immédiatement! Il y aura certes des choses ou des procédures qui vous déplairont chez votre employeur, mais prenez le temps d’observer et de comprendre pourquoi telle chose est faite de telle manière. Il est toujours préférable de ne brusquer personne et d’y aller par étape.

3. Parlez aux bonnes personnes! Chacun a son rôle chez votre employeur; encore là, il faut choisir le bon superviseur ou collègue qui facilitera votre intégration et qui vous écoutera.

4. Allez au-devant! Il ne faut pas hésiter à prendre les devants pour savoir si votre superviseur est satisfait de vous. Soyez prête à recevoir des critiques et des suggestions; peut-être alors votre supérieur vous confiera des tâches plus stimulantes!

5. Soyez réaliste! Vous avez été engagée dans un but très précis : vos compétences aideront l’entreprise ou le cabinet à atteindre leurs objectifs. Vous devez avant tout remplir la mission qu’on vous a confiée avant de vouloir en faire plus.

6. Restez à l’affût des opportunités! Votre employeur organise le party de Noël et a besoin d’aide pour la gestion et l’organisation? Manifestez-vous! Le département de litige déborde? Prêtez leur main-forte pour certaines tâches! N’hésitez pas à suggérer votre aide et à dire à votre équipe la place que vous aimeriez occuper.

7. Restez attentive! Observez autour de vous les personnes qui demandent de l’aide et écoutez vos collègues. Vous obtiendrez ainsi de précieuses informations sur ce qui se passe à l’interne.

8. Ne vous imposez pas, mais proposez! Votre superviseur sera plus enclin à vous écouter si vous lui faites une suggestion et si vous apportez une solution.

Passer à l’étape suivante

C’est possible de se servir de la profession d’adjointe administrative comme tremplin pour des fonctions plus élevées! 

Les professionnels de l’administration possèdent des compétences transférables qui peuvent servir à différents services d’une entreprise. Des cadres sondés par OfficeTeam ont dévoilé que les finances et les RH sont les principaux secteurs vers lesquels les travailleurs de soutien administratif font le plus souvent la transition.

Vous pourriez aussi viser la gestion et les communications, comme l’a fait Sylvie Durand, maintenant directrice de section aux affaires juridiques de la Banque Nationale et également adjointe au président du conseil.

Sylvie Durand est passée d’adjointe à directrice à la Banque Nationale.

Si le secrétariat vous passionne et que vous ne vous voyiez pas ailleurs, sachez qu’il existe un AEC pour devenir adjointe de direction, et même un certificat universitaire en gestion du travail de bureau

Comme on dit en anglais, sky is the limit!

Avec Louise Proulx, Thérèse Garceau, Stéphanie Séguin, Elsa Moreira et Jean-Michel Clermont-Goulet.



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