Comment avoir le meilleur CV de secrétaire : le guide complet!

, par Florence Tison.

Pour une seule offre d’emploi d’adjointe, un recruteur peut recevoir des centaines de dossiers de candidature. Savez-vous comment vous démarquer? Voici le guide complet du curriculum vitae de secrétaire.

Les recruteurs mettent environ 20 secondes à déterminer la valeur de votre CV. Beaucoup sont appelées et, hélas, très peu sont élues. Pas de doute, pour pouvoir ressortir du lot, votre CV doit obligatoirement contenir certaines informations de base qui sont systématiquement recherchées par les employeurs, recruteurs et filtres automatisés.

Mais que doit donc contenir votre CV au juste, et comment le mettre en forme?

Un emploi pour vous?

Nous vous avons concocté le guide le plus complet à ce jour sur Secrétaire-inc pour la rédaction d’un CV d’adjointe.

3 listes à dresser avant de commencer

Pour écrire un CV qui reflète ce qui vous distingue des autres, vous devez en préparer la rédaction, question de voir plus clair. Comme pour un casse-tête, mieux vaut étendre les pièces sur la table avant de commencer à travailler. Voici trois listes à faire avant de rédiger votre CV.

1. Tous les emplois jusqu’à ce jour

Vous avez accumulé de nombreuses expériences professionnelles et il vous semble que certaines d’entre elles n’ont aucune pertinence? Avant de les balayer du revers de la main, dressez tout de même la liste de tous les emplois que vous avez occupés. Quand vous relirez ensuite la description de l’emploi convoité, vous serez plus en mesure de voir ce qui est pertinent.

2. Toutes les tâches dans chacun de vos emplois

Dressez la liste de tout ce que vous avez fait dans le cadre de vos emplois précédents, même les tâches qui vous semblent les plus banales. Vous pourrez alors choisir parmi elles celles qui correspondent le plus à l’offre à laquelle vous postulez.

3. Tous vos diplômes, formations et compétences

Quand aurez aurez énuméré tous vos diplômes et formations, pensez à vos compétences. L’idée est de ne rien laisser au hasard. Vous êtes une pro du Photoshop, une organisatrice d’événements familiaux hors pair, ou vous créez des mises en page originales et audacieuses? Ça compte! 

 

Quels sont les différents types de CV et lequel choisir?

1- CV chronologique : pour l’adjointe en début de carrière

Il s’agit de la forme la plus utilisée par les candidats. Comme son nom l’indique, ce type de CV présente votre parcours professionnel dans un ordre chronologique, en commençant par l’expérience la plus récente pour terminer vers la plus ancienne. Si vos réalisations les plus pertinentes sont aussi les plus récentes, le CV chronologique est le choix logique.

2- CV par compétences : à éviter

À la différence du CV chronologique, le CV par compétences met de l’avant les compétences acquises durant votre cheminement professionnel, ainsi que les différentes réalisations personnelles du candidat : projets d’études, bénévolat, activités extra-professionnelles, etc.

Il est recommandé aux candidats qui veulent se réorienter vers un secteur professionnel différent du leur, mais qui requiert des compétences similaires.

Pour Guylaine Bisaillon, conseillère en ressources humaines pour l’agence Synergie, le CV par compétences est cependant à éviter pour un poste d’adjointe.

« C’est à la mode pour certains emplois et cela peut correspondre à certains parcours professionnels très riches, mais si je vois marqué ”Maîtrise de Word” dans ces compétences, je ne sais pas si cette connaissance date du début des années 2000 ou de l’année dernière… »

3- CV mixte : le passe-partout pour l’adjointe d’expérience

C’est certainement le type de CV le plus complet, puisqu’il a la forme d’un CV chronologique tout en soulignant vos compétences et réalisations au cours de chaque emploi. Le CV mixte est recommandé aux candidats qui ont connu une ascension professionnelle pertinente, surtout si l’expérience professionnelle la plus récente est celle qui leur a apporté le plus de réussite.

Prenez garde : de par sa flexibilité, le CV mixte peut s’étaler sur plusieurs pages. Ce n’est pas l’idéal quand on cherche à avoir un CV concis et percutant qui sera parcouru en entier.

D’ailleurs, parlant de plusieurs pages…

 

Une page ou deux pour son CV?

Un vieil adage dit qu’un bon CV ne devrait jamais dépasser une page. On croit qu’autrement, le CV sera trop long, et qu’un recruteur passera à côté de points importants. Pourtant, il arrive parfois qu’un candidat a tellement d’expériences professionnelles pertinentes que celles-ci ne peuvent pas toutes tenir sur une seule page.

Alors que faire? Pas de panique! Il semblerait en fait, selon un article publié sur Dice, que les recruteurs acceptent un CV à deux pages, surtout pour un candidat postulant à un poste exigeant plus d’expérience. L’article démontre que les recruteurs préfèrent les CV à deux pages (21%) aux CV à une page, et ce peu importe le type de poste concerné ou le niveau d’expérience. Ils lisent d’ailleurs les longs CV autant que les courts!

Attention aux excès! La directrice chez Adecco Québec Geneviève Emond indique qu’elle est un peu refroidie lorsque le CV fait quatre ou cinq pages. « Être capable de synthétiser des idées et des écrits, c’est une des tâches auxquelles sont soumises les secrétaires. Si, dès le CV, on s’aperçoit que la personne manque de concision, ça peut être un problème. »

 

La rédaction d’un CV d’adjointe

Considérez votre CV comme un document marketing pour vos services en tant qu’employée. Commencez donc par un pitch qui vous met en valeur. Une section réservée à votre profil, et qui tiendrait en cinq à huit lignes, hisse votre CV à un niveau supérieur. Vos compétences doivent y figurer dans un langage soigné, d’une manière persuasive, et donner le ton de l’ensemble du CV. Assurez-vous que la présentation ne se lise pas comme une succession d’affirmations objectives.

Entête

Établissez la liste de vos talents et de vos compétences les plus en demande. Cette courte section doit offrir au recruteur un instantané exhaustif de ce que vous êtes capable de faire. Assurez-vous de faire vos recherches et de déterminer sur quoi vous ferez mieux de mettre l’accent ici. Allez droit à l’essentiel, pas de place au blabla. Faites-le court, punché, en deux trois mots maximum.

Triez vos expériences et vos compétences

Relatez d’abord les expériences les plus récentes. Employez des puces (bullet points) plutôt que des paragraphes, et mettez en avant les compétences qui correspondent à l’emploi auquel vous postulez. Si vous vous êtes occupée de dossiers importants ou médiatisés, mentionnez-le. Si votre travail a permis d’augmenter le nombre de rendez-vous clients de votre patron de 20%, mettez-le de l’avant.

Vos postes

Précisez toujours le rôle exact que vous avez joué dans vos emplois passés. Il s’agit d’une information essentielle pour le recruteur, qui veut surtout connaître la définition des postes que vous avez occupés et les tâches spécifiques qui vous étaient dévolues.

Pensez sections

Divisez votre CV en sections telles que qualifications, expérience professionnelle et éducation et mettez la catégorie « Objectif » à la poubelle. Inclure un objectif dans votre CV entraîne une réduction des entrevues de 20 à 60 %, à moins que vous ne soyez une nouvelle diplômée. Le recruteur connaît votre objectif! Vous cherchez un emploi! Rédigez plutôt une introduction qui vous présente vous, et ce que vous valez.

Attention à l’âgisme

N’inscrivez pas la date d’obtention de votre dernier diplôme dans votre CV. Si vous avez plus de 35 ans, n’incluez pas plus de 10 ans d’expérience dans un domaine. Il faut limiter les effets de l’âgisme, qui est une réalité dans le marché de l’emploi. De fait, après l’âge de 35 ans, vos chances d’être embauchée diminuent de 8% chaque année, selon TalentWorks.

L’honnêteté, il n’y a que ça de vrai

Mettre toutes les chances de son côté, c’est rester honnête dans son CV. Rien ne sert de mentir ou d’exagérer sur ses qualités et compétences. Le futur employeur découvrira les réelles compétences de la candidate malhonnête lorsqu’elle se mettra à l’œuvre.

Pas de copier-coller

Vous posez votre candidature pour un poste précis, au sein d’une entreprise en particulier. Vous devez inévitablement personnaliser votre CV pour qu’il corresponde aux attentes du recruteur.

Évoquez vos intérêts et votre bénévolat

Vous avez été bénévole pour la Croix-Rouge? Faites-en mention dans votre CV et décrivez vos tâches et responsabilités. Placez cette rubrique après la partie Formation. Faites-la suivre d’une autre rubrique que vous intitulerez Intérêts, et dans laquelle vous évoquerez votre goût pour le cinéma ou la danse classique.

Ajoutez vos profils de réseaux sociaux

Vos profils de réseaux sociaux permettent de connaître votre personnalité, ce que vous aimez, vos connaissances et vos champs d’intérêt. Si le premier auquel on pense quand on parle de recrutement est LinkedIn, n’oubliez pas Pinterest et Instagram.

Pas d’informations personnelles ni de photos

Contrairement aux CV européens, les CV québécois ne requièrent pas de photo du candidat. De la même façon, on met de côté informations maritales, âge, nombre d’enfants et bien sûr le numéro d’assurance sociale. Si votre CV fait deux pages, inscrivez votre nom et vos coordonnées au bas de chaque page.

Assurez-vous de passer le filtre automatisé

Les ressources humaines reçoivent souvent plus de CV qu’elles ne peuvent en lire; d’où leur intérêt pour les filtres robotisés qui recherchent des mots-clés pour classer les candidatures et sélectionner les meilleures. Quelques trucs pour que le robot retienne votre CV :

  • Mots-clés. Utilisez les mots employés dans la description de poste. N’hésitez pas à les répéter dans votre CV, sans toutefois taper sur les nerfs de l’éventuel lecteur humain.
  • Logiciels et tâches. Ajoutez les logiciels, diplômes, tâches et jargon liés au travail de secrétaire. Le robot sera à la recherche de ces informations.
  • Noms et acronymes. Pour chaque titre d’institution ou d’organisation, utilisez le nom entier ET son acronyme.
  • Dans leurs mots. Jetez un œil à la mission et à la description de l’entreprise sur son site web. Il y a de fortes chances que les mots-clés employés par l’entreprise pour parler d’elle-même soient recherchés dans les CV.
  • Formation étendue. Si vous avez suivi des cours à l’université ou dans une école renommée, mentionnez-le dans votre CV, et ce, même si la formation n’a aucun lien avec le poste.
  • On ne triche pas! Ne tentez pas de passer entre les mailles du filet en tapant en lettrage blanc des qualifications que vous n’avez pas dans le but qu’elles soient visibles au robot mais pas aux humains. Le robot a été programmé pour reconnaître les truquages.

Évitez le superflu

Nul besoin d’inscrire « Adresse » devant votre adresse ou encore « Téléphone » devant votre numéro de téléphone. Éliminez l’énoncé « Références sur demande ». Ce sont des évidences.

Révisez de A à Z!

Assurez-vous qu’il n’y ait pas d’erreurs d’orthographe, de syntaxe et de grammaire, et faites réviser votre CV par plus d’une personne. Un petit passage par Antidote ne fait jamais de mal non plus. Rappelez-vous qu’une faute sur un CV ne pardonne pas, et surtout pour une adjointe.

 

Les compétences à inclure dans son CV d’adjointe

Les compétences techniques directement liées à l’emploi d’adjointe doivent se trouver sur votre CV, de même que les compétences transversales, aussi appelés soft skills. Nous avons ici sept exemples de compétences pour chacune des catégories.

7 compétences techniques

Assurez-vous de bien indiquer tous les outils que vous utilisez en lien avec chacune des compétences professionnelles!

1. Communication

La communication est l’une des compétences les plus importantes à avoir au travail. Savoir communiquer oralement et par écrit est un art qu’il est essentiel de maîtriser, et ce, nonobstant votre niveau de responsabilité et vos fonctions au sein de l’organisation. Évitez toutefois l’expression éculée « bonne communicatrice » dans votre CV, et tâchez plutôt de trouver des exemples concrets de tâches qui sous-entendent votre expertise en la matière.

2. Maîtrise du français et de l’anglais

La qualité du français d’une adjointe doit être irréprochable autant à l’oral qu’à l’écrit, on le sait déjà. Il ne fait toutefois pas de tort de rappeler sa maîtrise de la langue dans le CV, puisque la rédaction est à la base de nombreuses tâches de l’adjointe. Même si l’on n’est pas proprement bilingue, on peut aussi mentionner qu’on est capable d’écrire un courriel et de converser en anglais.

3. Technologie et informatique

Les compétences informatiques et la maîtrise des différents logiciels de traitement de texte, de comptabilité ainsi que la connaissance d’internet et des différentes plateformes sociales et numériques sont des atouts importants à mettre en lumière dans votre CV. La maîtrise d’un logiciel plus complexe peut vous aider à vous distinguer des autres candidates.

4. Finances et budget

Les compétences en comptabilité sont de plus en plus recherchées chez les adjointes : de plus en plus d’entreprises cherchent à organiser au mieux leur budget et à faire des économies.

5. Bases de données

En plus de pouvoir utiliser proactivement la technologie, être en mesure de mesurer et d’analyser des données, d’identifier les tendances ou de produire des rapports s’avère un attribut de plus en plus en demande. L’expérience de travail avec les bases de données constitue donc un net avantage puisque vous pouvez le mettre à profit partout.

6. Présentations

Réunions d’équipe, comités, présentation pour clients, rencontres individuelles, évaluations de performance avec votre supérieur… Savoir convaincre votre public et réussir à faire passer vos idées constituent des compétences importantes. 

7. La collaboration virtuelle

L’aptitude d’évoluer, de travailler de façon productive et de performer au sein d’une équipe virtuelle. Vous devez être en mesure de participer à des réunions ou à des séances d’information, et ce, où que vous soyez.

 

7 compétences transversales

Coupez le superflu en évitant les clichés comme : dynamique, motivée, autonome, etc. Inspirez-vous plutôt de ces sept compétences personnelles.

Attention : il n’est pas nécessaire d’en faire une liste! Vous pouvez suggérer ces compétences dans chacune de vos expériences et vous étendre davantage sur le sujet en entrevue.

1. Volonté

La volonté d’une candidate devrait être perceptible sur son CV, notamment au-travers de ses expériences, ses ambitions et sa motivation pour progresser et se développer.

2. Esprit d’équipe

La capacité à travailler de manière efficace dans une équipe est essentielle pour toute adjointe. Il s’agit donc d’une compétence qui doit être prioritairement visible sur un CV. 

3. Aptitudes sociales

Dans la majorité des cas, les recruteurs recherchent des candidates capables de collaborer et d’interagir avec les collègues mais également avec différentes personnes qui gravitent autour de l’entreprise. Vous avez beaucoup d’entregent, êtes à l’aise avec les gens et savez entretenir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs. Votre CV doit le démontrer, de même que vos aptitudes en service à la clientèle.

4. Capacité de réseautage

Sur un bon CV d’adjointe, il est gagnant de voir des cas où la candidate a réussi à former des relations qui ont apporté un plus à sa carrière, et à former un réseau de connaissances professionnelles. Dans ce cas, il est bon d’avoir un profil LinkedIn à jour pour avoir des références disponibles.

5. Stratégie

Que ce soit dans le cadre d’un travail d’équipe ou d’un travail individuel, une secrétaire capable de planifier ses actions pour assurer le développement de sa carrière et l’efficacité de son travail est une bonne candidate.

6. Résolution de problèmes

La capacité d’une adjointe à résoudre des problèmes peut être montrée de diverses manières, notamment dans la description des problèmes qu’elle a eu à surmonter et par la manière dont elle s’y est prise pour y arriver. Ces exemples retiendront l’attention des recruteurs, qui vous demanderont d’en parler lors des entrevues.

7. Négociation

La négociation n’est pas qu’une compétence réservée aux vendeurs. En effet, une candidate en soutien administratif devrait pouvoir négocier et vendre ses projets, que ce soit avec les clients, les fournisseurs, ses supérieurs, ou même ses collègues.

Voici pour vous inspirer davantage un tableau de compétences émotionnelles à avoir.

 

La présentation d’un beau (et bon) CV d’adjointe

Le CV est la première impression que vous donnez à un recruteur ou à un employeur. S’il est trop chargé ou pas assez fourni, ces derniers auront tendance à le lire en diagonale. Quelques trucs de mise en page.

Privilégiez la simplicité

Restez simple. Un CV excentrique attirera certes l’attention, mais n’apportera rien de plus au contenu.

La directrice chez Adecco Québec Geneviève Emond estime qu’une présentation qui sort de l’ordinaire peut valoir le coup si la candidate postule pour un emploi de secrétaire dans une compagnie de design, par exemple. « Et si l’adjointe postule pour une offre qui mentionne des compétences dans un logiciel de montage comme InDesign, ça peut être une manière efficace de montrer ce que l’on sait faire. »

Aérez votre CV en laissant volontairement de l’espace entre les éléments. Si votre liste d’emplois est trop longue, regroupez certains emplois temporaires ou à contrat. Conservez les marges à l’intérieur de paramètres standards de façon à ce que votre CV puisse être facilement lu et imprimé.

Avec ou sans couleur?

Ne vous gênez pas pour ajouter une touche de couleur, mais attention! Ça doit rester professionnel. Il faut choisir soigneusement des couleurs pâles comme un gris, bleu, mauve ou même un turquoise. Oubliez le rose fluo, l’orange ou le rouge, cela risque d’être trop agressant pour le lecteur.

« Un CV peut avoir un peu de couleur ou une en-tête soignée qui va apparaître sur chacune des pages, tant que cela reste lisible et discret », indique la conseillère en ressources humaines Guylaine Bisaillon. « Ça peut être un plus pour se démarquer dans une pile. »

Les images pour décrire les compétences

Vous pouvez ajouter des icônes de cellulaire à côté de votre numéro, le logo de LinkedIn à côté du lien vers votre profil, un @ devant votre courriel, etc. Les logos des établissements d’éducation fréquentés et des entreprises où vous avez travaillé sont aussi un bel ajout. C’est tape-à-l’œil et ça ajoute du caractère!

Exemple de logos d’entreprise insérés dans un CV

Quand vient le temps de décrire le fameux bilinguisme ou la connaissance des logiciels, les images sont à nouveau utiles. Remplacez donc les classiques « intermédiaire », « avancé », « expert » par des formes! Par exemple, une série de points colorés, une flèche plus ou moins haute, un cercle plus ou moins rempli, etc.

Exemple d’icônes pour illustrer le niveau de compétence dans un CV

 

Une police de caractère élégante et simple

Évitez les polices stylisées comme Zapfino, Comic Sans ou Courrier (le temps de la dactylo est révolu!). De même, on a trop vu les polices telles que Times New Roman ou Calibri, qui peuvent d’ailleurs envoyer le message que vous êtes une candidate qui ne s’est pas forcée ou qui est sans intérêt. Les polices à effet narrow peuvent être difficiles à déchiffrer; tâchez de les éviter également.

La police Zapfino donne un effet calligraphié inutile dans un CV

 

Privilégiez des polices modernes et sûres telles que Verdana, Helvetica ou Century, ou encore mieux : la police la plus utilisée à travers les communications de l’entreprise où vous postulez. Il s’agit de copier leurs polices sur des sites comme WhatTheFont! ou whatfontis.com. Si vous n’avez pas leurs polices dans votre traitement de texte, vous pouvez les télécharger sur des sites comme Dafont ou Squirrel.

Conservez la même police tout au long du CV, même pour les titres : vous pourrez alors grossir le caractère ou le mettre en gras.

Le format du document : PDF ou Word?

En raison du filtre automatisé qu’on a déjà abordé plus haut, mieux vaut faire parvenir son CV en format Word. « Pour les logiciels ATS, c’est moins facile de lire un PDF qu’un document Word », explique Pierre-Samuel Gendreau, directeur, acquisition de talents chez Arobas Personnel.

Le directeur en acquisition de talents tient cependant à spécifier que ça dépend des préférences de chacun. « Il y a du monde qui trouve que ça fait plus slick en PDF, et plus boboche en Word. »

Pierre-Samuel Gendreau, directeur, acquisition de talents chez Arobas Personnel

Au final, mieux vaut privilégier le format Word pour les grandes entreprises, qui sont plus susceptibles de recourir au filtre automatisé des CV. Pour les petites entreprises, le PDF peut aller.

Quel est le meilleur moment pour envoyer note CV?

Soumettez votre CV le matin, entre le lundi et le vendredi. Postuler un lundi augmenterait vos chances d’être engagé de 46 %, selon une analyse de TalentWorks. De plus, la probabilité d’obtenir une entrevue serait cinq fois plus élevée si la demande est soumise avant 10h, alors qu’elle tombe en dessous de 5 % si elle est envoyée le soir.

N’initiez pas d’appels ou de courriels de suivi le vendredi ou lundi, puisque les données montrent qu’ils risquent d’être ignorés par les employeurs, déjà très occupés.

Postulez dans les quatre premiers jours après l’affichage de l’ouverture d’un poste. Selon une analyse de SmartRecruiters, cela vous donnerait un gain de performance de 64,7 % par rapport à la concurrence, puisque près de 60 % des candidats postulent au cours de la première semaine.

De grâce, utilisez une adresse courriel professionnelle!

L’adresse courriel de laquelle vous transmettez votre candidature est un détail qui en dit aussi long sur le sérieux de votre démarche. Gardez votre poupoune23@hotmail.com pour communiquer avec vos amis et votre famille.

Avec votre tout nouveau CV, postulez aux emplois sur Secrétaire-inc!

Avec Louise Proulx, Elsa Moreira, Theodora Navarro, Vanessa Gagnon, Céline Gobert, Catherine Lemire, Thérèse Garceau, Josée St-Amour, Marjorie Gauthier,  Carolanne Magnan,    



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